A organização
Como o maior escritório de advocacia da Escócia, a Brodies LLP emprega mais de 680 pessoas em seus escritórios em Edimburgo, Glasgow, Aberdeen e Dingwall. A Brodies oferece assessoria jurídica a clientes dos setores público e privado, tanto no Reino Unido quanto internacionalmente, em suas principais áreas de negócios: societária e comercial; energia (renováveis e petróleo e gás); propriedade; contencioso; serviços bancários e financeiros; emprego, pensões e benefícios; e fideicomisso e impostos. O escritório tem um longo histórico de ir além para seus clientes e recebeu muitos prêmios, incluindo o de "Who's Who Legal Scotland Law Firm of the Year" pelo oitavo ano consecutivo.
O desafio
Dada a natureza sensível dos dados com os quais a Brodies trabalha com frequência, a segurança é sempre uma prioridade. Os dados dos clientes devem ser tratados com o máximo cuidado, protegendo a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos arquivos digitais e físicos.
Por isso, a Brodies mantém planos abrangentes de recuperação de desastres e continuidade de negócios, ambos revisados e testados regularmente. Foi durante uma dessas revisões que se identificou uma oportunidade de melhoria.
"Sempre mantemos um plano de continuidade de negócios de alto nível sobre o que podemos fazer quando as coisas dão errado, para que possamos manter nosso show na estrada e proteger os dados de nossos clientes", diz Damien Behan, Diretor de TI da Brodies. "Uma das coisas que identificamos foi que a solução que estávamos usando para comunicação durante incidentes ou interrupções não estava atendendo a todas as necessidades."
A Brodies estava usando uma solução de mensagens SMS com um plano de pagamento conforme o uso, o que não era ideal por vários motivos.
Seu uso não era intuitivo, portanto, o treinamento e a manutenção das habilidades para usá-lo eram onerosos, e o uso do sistema era limitado a alguns indivíduos selecionados do departamento de TI.
"O problema de uma solução que só pode ser usada por um pequeno grupo é que você nunca sabe quem estará no local quando ocorrer um desastre", explica Behan. "Se uma pessoa-chave estiver de férias a centenas de quilômetros de distância e houver um incidente, ela pode não conseguir responder e nem mesmo saber que algo deu errado."
Outro problema que a empresa identificou com a ferramenta existente foi que ela era apenas para SMS, portanto, se a equipe de resposta a emergências da empresa precisasse se comunicar com a equipe por meio de outros canais, teria que fazer isso manualmente. Isso introduzia atrasos adicionais em um processo em que o tempo era essencial.
"Quando ocorre um incidente, as pessoas podem estar usando diferentes dispositivos em diferentes locais", observa Behan. "Elas nem sempre poderão receber um alerta por SMS. Mas precisamos entrar em contato com elas - temos o dever de cuidar; a responsabilidade de manter nossa equipe segura em uma emergência."
Por fim, Behan e seus colegas determinaram que a empresa precisava de alguma forma de receber informações de volta de seus funcionários. A equipe de resposta a crises da empresa não tinha como saber o que um funcionário faria depois de receber uma mensagem.
"Percebemos que poderíamos nos beneficiar de uma solução de comunicação de crise que nos permitisse fazer mais do que apenas enviar informações às pessoas", continua Behan. "Uma plataforma que não apenas transmitisse, mas também recebesse informações de volta, o que nos permitiria conectar com o maior número de pessoas de forma direta e ser um pouco mais inteligentes sobre como responder aos incidentes."
A solução
Depois de analisar o mercado com a ajuda da Appurity, parceira do BlackBerry , a empresa decidiu implantar o BlackBerry® AtHoc®. Uma plataforma de comunicação de crise em rede que capacita as organizações a colaborar em situações de emergência, a AtHoc foi projetada para proporcionar comunicação rápida e melhor percepção da situação. Ele permite que os líderes empresariais e as equipes de resposta tomem decisões mais informadas e protejam melhor as pessoas com quem têm o dever de cuidar.
"Eu já tinha ouvido falar do site AtHoc e, como atualmente usamos o BlackBerry® UEM para gerenciamento de mobilidade, essa foi uma das primeiras soluções que me veio à mente", explica Behan. "Entramos em contato com a Appurity para nos conectar com as pessoas certas em BlackBerry."
Como Platinum Enterprise Partner e Managed Mobility Partner, a Appurity trabalha em estreita colaboração com a BlackBerry há quase uma década. A ampla gama de serviços da organização, combinada com seu profundo conhecimento do portfólio da BlackBerry, permite que ela ofereça um nível de suporte que poucos outros fornecedores conseguem igualar. Além de facilitar a implantação do AtHoc, a Appurity ajudou a Brodies na transição para o BlackBerry UEM e auxilia no gerenciamento da plataforma BlackBerry e do Android Enterprise.
"Temos um relacionamento sólido com o pessoal da Appurity", diz Behan. "Eles conhecem muito bem o pacote de tecnologia BlackBerry e são extremamente prestativos. Além disso, são bastante ágeis e flexíveis - respondem rapidamente sempre que temos uma dúvida ou preocupação; eles se mostraram essenciais em termos de suporte ao nosso patrimônio BlackBerry ."
Embora a empresa tenha avaliado uma plataforma de comunicação de crise concorrente, a AtHoc acabou vencendo graças a dois fatores principais. Primeiro, o AtHoc oferecia suporte a uma variedade maior de dispositivos. Em segundo lugar, o relacionamento existente da empresa com a BlackBerry foi um ponto forte a favor da AtHoc.
"Ficamos com a BlackBerry nos bons e maus momentos", lembra Behan. "É uma empresa, marca e parceiro que conhecemos e confiamos há muito tempo."
Os resultados
Comunicação intuitiva em caso de crise: Como o AtHoc é muito mais intuitivo do que a plataforma original que a Brodies estava usando para comunicação de crise, o tempo de treinamento é significativamente reduzido, permitindo uma resposta mais coordenada a uma emergência.
"Temos planos de recuperação de desastres e continuidade de negócios que agora apontam para o site AtHoc como forma de manter as pessoas atualizadas", explica Behan. "Também treinamos gerentes de diferentes áreas sobre como funciona e o que fazer caso precisem usá-lo. Ele não está mais limitado apenas ao nosso departamento de TI, o que nos dá muito mais flexibilidade."
De modo geral, o feedback para AtHoc na Brodies também foi positivo.
"Ser muito claro e conciso e ter uma comunicação regular em uma emergência é valioso, e isso é algo que o AtHoc nos permite alcançar facilmente", diz Behan. "As pessoas sabem o que está acontecendo e o que precisam fazer."
Eficiência e coordenação aprimoradas em uma crise: "Recentemente, tivemos um incidente em que o cinturão central da Escócia, de Glasgow a Edimburgo, foi atingido por um volume incrível de neve", lembra Behan. "Precisávamos enviar imediatamente um aviso aos nossos funcionários para que ficassem fora das estradas. A comunicação em tempo hábil é extremamente importante nessas situações; você precisa enviar a mensagem para vários canais rapidamente, antes que as pessoas possam se colocar em perigo."
AtHocque permite que um cliente crie uma série de modelos pré-aprovados, adaptados aos desastres que ele pode enfrentar, permitiu que a empresa entrasse em contato rapidamente com sua equipe sem se preocupar com aprovações.
"A capacidade de enviar um bloco de texto por vários canais economiza muito tempo", diz Behan. "Ter um modelo pronto para ser usado em uma emergência também é útil. Não precisamos nos preocupar em redigir mensagens e submetê-las a um processo de aprovação; em vez disso, podemos nos concentrar em levar as informações às pessoas que precisam delas, quando elas precisam."
Uma voz de autoridade: A Brodies usa o site AtHoc apenas com moderação, comunicando-se durante emergências para manter as mensagens mais impactantes e significativas. Isso permitiu que a empresa garantisse que suas mensagens fossem sempre recebidas e que a equipe sempre prestasse atenção.
"Estamos usando SMS, e-mail e o aplicativo para enviar alertas", observa Behan. "Os alertas no aplicativo tendem a chamar a atenção das pessoas um pouco mais prontamente do que um e-mail ou uma mensagem de texto. E como usamos o AtHoc com moderação - apenas em cenários de emergência - ele se destaca mais quando o usamos."
"Isso nos permite eliminar a desordem", acrescenta.
Planos futuros: No momento, a Brodies está pensando em expandir sua implementação do AtHoc com o uso do AtHoc® Account e do AtHoc® Collect. O primeiro oferece um meio automatizado de contabilizar as pessoas em tempo real, permitindo a comunicação bidirecional na plataforma AtHoc . O segundo capacita a equipe a usar o site AtHoc para relatar incidentes por conta própria.
"Atualmente, temos o AtHoc há pouco tempo, mas, no futuro, planejamos fazer muito mais com a plataforma."
Perfil da organização
Setor Serviços jurídicos
Mais de 650funcionários
Localização do parceiro Escócia
http://www.brodies.com/