A organização
Como o maior escritório de advocacia da Escócia, a Brodies LLP emprega mais de 680 pessoas em seus escritórios em Edimburgo, Glasgow, Aberdeen e Dingwall. A Brodies oferece assessoria jurídica a clientes dos setores público e privado, tanto no Reino Unido quanto internacionalmente, em suas principais áreas de negócios: societário e comercial; energia (renováveis e petróleo e gás); propriedade; contencioso; serviços bancários e financeiros; emprego, pensões e benefícios; e fideicomisso e impostos. O escritório tem um longo histórico de ir além para seus clientes e recebeu muitos prêmios, incluindo o de "Who's Who Legal Scotland Law Firm of the Year" pelo oitavo ano consecutivo.
O desafio
"Nossos advogados precisam estar disponíveis 24 horas por dia, podendo trabalhar quando e onde quer que estejam", explica Damien Behan, Diretor de TI da Brodies. "A estratégia, do ponto de vista da comunicação, era simples: facilitar ao máximo que eles pudessem fazer isso com segurança, com a flexibilidade de se conectar da maneira que melhor lhes conviesse."
Para atingir esse objetivo, a Brodies tinha vários requisitos essenciais:
- Deve manter um arquivo completo de todas as correspondências e documentos relacionados a cada caso e cliente
- Esse arquivo deve estar prontamente acessível em todos os momentos
- Todos os dados dos clientes devem ser tratados com o máximo cuidado - a Brodies deve ser capaz de garantir a confidencialidade e a integridade das informações privilegiadas, independentemente do local para onde forem enviadas
Para atender a essas necessidades, a Brodies implementou o site BlackBerry há mais de uma década. Nos últimos anos, a empresa aumentou esse investimento com aplicativos de negócios que ajudam a colocar as informações na ponta dos dedos de seus advogados, incluindo a extensão do uso do Sistema de Gerenciamento de Documentos iManage para seus dispositivos móveis.
Recentemente, Behan e seus colegas enfrentaram novas demandas de seus usuários. Os advogados da empresa queriam mais funcionalidade em seus smartphones. Acesso a uma variedade maior de aplicativos e acesso a dispositivos e tipos de dispositivos mais novos.
Era hora de fazer um upgrade.
A solução
Para a Brodies, a transição para o BlackBerry® UEM foi a próxima etapa óbvia em sua jornada. Uma plataforma que oferece gerenciamento completo de endpoints e controle de políticas para uma frota diversificada de dispositivos e aplicativos, o UEM permitiria que a empresa gerenciasse qualquer dispositivo que escolhesse, tanto agora quanto no futuro.
Com relação aos dispositivos, a Brodies implantou uma frota de smartphones COPE (Corporate-Owned, Personally-Enabled) BlackBerry com Android™ Enterprise, que permite a fácil separação de dados pessoais e de trabalho. Isso foi projetado para complementar a segurança nativa do Android.
A empresa também usou o site BlackBerry UEM para implantar uma pequena frota de iPads de propriedade da empresa, além de permitir que iPads de propriedade pessoal se conectassem com segurança aos seus sistemas. Para ajudá-la na transição e na implementação, a Brodies recorreu à Appurity. Como BlackBerry Platinum Enterprise Partner e Managed Mobility Partner, a Appurity trabalha em estreita colaboração com a BlackBerry há quase uma década. A ampla gama de serviços da organização, combinada com seu profundo conhecimento do portfólio da BlackBerry, permite que ela ofereça um nível de suporte que poucos fornecedores conseguem igualar.
"Temos um relacionamento sólido com o pessoal da Appurity", diz Behan. "Eles conhecem muito bem o pacote de tecnologia BlackBerry e são extremamente prestativos. Eles também são bastante ágeis e rápidos para responder sempre que temos uma dúvida ou preocupação. Eles se mostraram essenciais em termos de suporte ao nosso patrimônio BlackBerry ."
Por meio do Google Play gerenciado em BlackBerry UEM , a empresa pode implementar com segurança uma ampla variedade de aplicativos nos dispositivos dos usuários. Isso inclui o Rubus™, desenvolvido pela Appurity, que fornece um cliente Android para o iManage equipado com recursos como enviar e arquivar e abrir NRL para abrir links para documentos no DMS. Os advogados também podem fazer edições rápidas em documentos e arquivos jurídicos por meio do BlackBerry® Docs to Go®.
"Desde a implementação do BlackBerry UEM , estamos realmente desenvolvendo os aplicativos corporativos que usamos", diz Behan. "À medida que mais fornecedores produzirem aplicativos para Android, nossas oportunidades só aumentarão."
Os resultados
Maior capacitação do usuário: Equipados com dispositivos Android gerenciados pelo BlackBerry UEM , os advogados agora têm mais liberdade do que nunca. Eles não precisam mais estar no escritório ou fazer login em um laptop para responder às consultas dos clientes. Além disso, o acesso seguro à intranet da empresa garante que eles possam aproveitar melhor o tempo de inatividade.
O Intapp Time, por exemplo, permite que os advogados preencham suas planilhas de horas eletronicamente ou capturem automaticamente suas horas de trabalho. Isso pode incluir o tempo gasto ao telefone com um cliente, em uma reunião sobre um caso ou trabalhando em um caso durante as férias.
Gerenciamento flexível de endpoints: "Sempre tentamos padronizar nossa frota de dispositivos para não termos que nos preocupar com a complexidade das coisas", explica Behan. "Algumas pessoas gostam de manter o trabalho completamente separado de seus dispositivos pessoais, enquanto outras querem carregar apenas um único smartphone. BlackBerry UEM nos permite dar suporte a ambos os grupos de usuários."
Sem papel: "Em vez de ter que comparecer ao tribunal com uma braçada de pastas, um advogado pode levar um iPad para ter acesso seguro a todas as informações de que precisa, totalmente pesquisáveis e totalmente acessíveis", explica Behan. "A possibilidade de usar esse dispositivo para se conectar ao escritório durante um caso também é muito útil."
No Android, graças ao conector de smartphone Rubus da Appurity, os advogados têm acesso total ao sistema de gerenciamento de documentos do iManage quando estão em trânsito. Isso permite que eles acessem e enviem arquivos de praticamente qualquer lugar. Além disso, com o Docs to Go, eles podem editar esses documentos em seus dispositivos.
"Se você estiver em uma reunião com um cliente e ele lhe perguntar sobre um determinado documento, a capacidade de acessar diretamente a versão mais recente desse documento é inestimável", continua Behan. "Isso tem sido uma grande vantagem para nossos advogados. Eles podem estar no meio de uma montanha e ainda assim ter acesso."
Gerenciamento intuitivo de dispositivos: "A plataforma UEM nos oferece um painel único para gerenciar todo o nosso patrimônio de dispositivos", explica Behan. "Ela nos permite aplicar a conteinerização a dispositivos pessoais para manter nossos dados seguros e reduzir o risco de perda de um dispositivo."
O ecossistema Android: "O Android nos permite usar aplicativos de consumo quando eles são sensatos, enquanto o Android Enterprise conecta tudo de volta à nossa rede de forma segura", diz Behan. "Não precisamos abrir canais desnecessários em nossa rede. Do ponto de vista da segurança, é reconfortante saber que podemos fornecer acesso sem ter que abrir buracos em nosso firewall."
Segurança conveniente: "Quanto mais fácil pudermos tornar as coisas para nossos usuários, melhor", diz Behan. "Com o BlackBerry UEM , mantemos os dois lados satisfeitos. Os usuários têm uma maneira fácil e intuitiva de fazer o que precisam, e a segurança está lá, mas não está na cara deles. É uma situação em que todos saem ganhando."
"A forma como o UEM nos permite enviar aplicativos é perfeita para o usuário", acrescenta. "Ele não precisa saber nada sobre o assunto, nós apenas o disponibilizamos para ele."
Conformidade regulatória fácil: O GDPR e seu equivalente no Reino Unido, o Data Protection Act 2018, já estão em vigor. A combinação do BlackBerry UEM com os dispositivos BlackBerry com Android permitiu que a implantação móvel da Brodies cumprisse facilmente os dois regulamentos. Isso se deve à conteinerização do Android Enterprise e aos fortes controles de segurança oferecidos pelo UEM, que inclui a capacidade de apagar dispositivos perdidos ou roubados.
"Qualquer pessoa que detenha qualquer tipo de dados pessoais teve que trabalhar para o GDPR", explica Behan. "Como acontece com qualquer empresa que detenha dados pessoais, tivemos que trabalhar com nossas outras linhas de negócios para garantir a conformidade. No entanto, do lado da BlackBerry , não tivemos que fazer muita coisa - a BlackBerry UEM já mantém uma delimitação muito clara entre trabalho e dados pessoais em nossa frota móvel."
Perfil da organização
Setor Serviços jurídicos
Mais de 650funcionários
Localização do parceiro Escócia
http://www.brodies.com/