Para coordenar com segurança a presidência do G7 em 2018, o Global Affairs Canada's (SMO) da Global Affairs Canada recorreu ao BlackBerry AtHoc

"Somos basicamente o centro nervoso de toda a Cúpula do G7", explica Michel Bouvier, Diretor de Operações do Summit Integrated Command Center (SICC). "Monitoramos os movimentos dos VIPs, registrando as atividades em estreita colaboração com nossos parceiros. Também oferecemos uma solução eficaz para problemas e desafios, coordenamos mudanças de programação e gerenciamos incidentes e emergências."

Organizada anualmente por um país membro do G7 - um grupo informal de algumas das economias mais avançadas do mundo que inclui Canadá, França, Alemanha, Itália, Japão, Reino Unido, Estados Unidos e dois representantes da União Europeia - a Cúpula do G7 reúne líderes de todo o mundo para discutir uma série de questões internacionais urgentes. A coordenação do evento é uma tarefa gigantesca, que exige muita colaboração e agilidade. No Canadá, essa responsabilidade cabe ao SICC, parte do Escritório de Gestão de Cúpulas do Global Affairs Canada.

Para gerenciar os meses que antecederam a Cúpula e a própria Cúpula, o Summits Management Office trabalhou com vários órgãos governamentais. A equipe de 2018, por exemplo, era composta por mais de 400 funcionários de vários departamentos federais. Os parceiros incluíam a Health Canada, a Royal Canadian Mounted Police (RCMP), Transport Canada, as Forças Armadas Canadenses, Shared Services Canada, Justice Canada e muitos outros.

"Uma de nossas tarefas mais importantes é saber e definir quem estará onde e quando", diz Bouvier. "Precisamos conhecer os movimentos dos VIPs minuto a minuto, incluindo líderes, ministros e cônjuges. É um grande desafio logístico, pois seus movimentos se sobrepõem constantemente uns aos outros, e vários eventos geralmente acontecem simultaneamente - portanto, é fundamental que sejamos coordenados em nossa abordagem."

O SICC designa a cada VIP - líderes, ministros e seus cônjuges - um oficial de ligação. Esses oficiais de ligação são responsáveis por fornecer ao centro de comando as atualizações minuto a minuto sobre o VIP. Quando o Canadá sediou a Cúpula do G20 em 2010, isso foi feito principalmente por meio de rádios push-to-talk e chamadas de telefone celular para o SICC.

"Para o G20, cada oficial de ligação recebeu um rádio e monitoramos todos os canais com um protocolo de substituição de emergência", explica Bouvier. "Os oficiais também receberam folhas personalizadas contendo os números de telefone das pessoas ao redor da mesa do SICC e um resumo de suas responsabilidades e nossas expectativas de comunicação."

Embora essa estratégia tenha funcionado bem na época, Bouvier e sua equipe estavam cientes dos atrasos de comunicação que ela frequentemente provocava. Esses atrasos foram ainda mais exacerbados pelo fato de que a RCMP e o SICC operavam como duas entidades separadas. Quando chegou a hora de o Canadá sediar novamente a Cúpula do G7 em 2018, o SICC viu uma oportunidade de simplificar as operações. 

"Em 2010, quando realizamos a Cúpula, tivemos duas reuniões ministeriais - de relações exteriores e de finanças", diz Bouvier. "Em 2018, tivemos nove. Isso foi muito mais trabalhoso para nós e muito mais complexo do que o esperado. Nós nos adaptamos, mas isso significou que tivemos que planejar adequadamente."

A primeira etapa foi garantir que todas as organizações parceiras, inclusive a RCMP, estivessem totalmente integradas ao SICC. A próxima etapa foi o SICC revisar sua infraestrutura de comunicações. Foi essa iniciativa que levou a agência ao site BlackBerry AtHoc.

Uma solução abrangente de comunicação de crise e alerta de emergência, o BlackBerry AtHoc também é uma ferramenta poderosa de responsabilidade e eficiência operacional. Por meio da comunicação bidirecional e da marcação geográfica, ele permite a colaboração imediata entre os centros de operações e a equipe de campo. A funcionalidade de registro automático, por sua vez, ajuda na conformidade e na avaliação pós-evento.

BlackBerry AtHoc já era amplamente utilizado no governo canadense. Bouvier e sua equipe reconheceram seu potencial. Juntos, eles tomaram a decisão de executar um piloto da plataforma em abril, durante uma das reuniões iniciais da Cúpula, conhecidas como ministeriais. 

"Enquanto nossas reuniões ministeriais estavam ocorrendo, um terrorista dirigiu uma van pela rua Younge, em Toronto, matando dez pessoas e ferindo outras dezesseis", diz Bouvier. "Todos os ministros presentes deveriam ter ido para um local externo uma hora após o incidente. Obviamente, isso se tornou inviável imediatamente."

"Por meio da coordenação com a RCMP e o Serviço de Polícia de Toronto, ficamos sabendo do incidente antes mesmo de ele chegar ao noticiário", continua ele. "Em seguida, usamos o site BlackBerry AtHoc para coordenar as alterações na programação e nas rotas de viagem de uma delegação de aproximadamente dez mil pessoas. Conseguimos fazer isso em minutos, algo que não teria sido possível se ainda dependêssemos de nossa antiga infraestrutura. Depois disso, nossa decisão de continuar usando o BlackBerry AtHoc foi mais ou menos unânime."

Os oficiais de ligação tiveram acesso a uma série de modelos pré-preenchidos que lhes permitiram fornecer atualizações sobre os movimentos dos VIPs de forma rápida e fácil. Para o próprio Leaders Summit, o SICC estabeleceu três centros de operações separados, incluindo seu centro de comando principal, e a equipe de cada centro de operações teve a capacidade de visualizar todas as notificações enviadas pelo site BlackBerry AtHoc.

"Tínhamos um centro de operações em La Malbaie, outro na base aérea CFB Bagotville e outro na cidade de Quebec", diz Bouvier. "Toda a logística e as comunicações eram monitoradas e registradas por meio do nosso centro de comando, e o site BlackBerry AtHoc mantinha todos os membros da nossa organização em contato próximo uns com os outros."

Melhor visibilidade: Além de marcar geograficamente sua localização quando enviam uma atualização pelo site BlackBerry AtHoc, os oficiais de ligação também podem configurar o rastreamento por GPS para permitir que o aplicativo atualize continuamente sua posição em tempo real. Isso proporciona a Bouvier e sua equipe uma visibilidade mais completa dos movimentos de VIPs, como ministros e líderes mundiais, melhorando a segurança geral dos eventos. Também permite ajustes mais oportunos quando confrontados com possíveis atrasos.

Coordenação aprimorada: Graças ao site BlackBerry AtHoc, o SICC pode coordenar eventos em todo o país sem precisar de um centro de comando em cada cidade. Durante a Presidência do G7 de 2018, duas conferências ministeriais aconteceram simultaneamente em Halifax, Nova Escócia, e Montreal, Quebec. Bouvier e sua equipe conseguiram lidar com os dois eventos sem problemas, a partir de um único local.

Um benefício adicional do BlackBerry AtHoc é que o pessoal, como os gerentes operacionais, não precisa estar no centro de comando para saber exatamente o que está acontecendo. Tudo o que eles precisam fazer para se manterem atualizados é abrir o site BlackBerry AtHoc em seu dispositivo móvel ou laptop para receber atualizações instantâneas.

"Temos funcionários em todos os lugares", continua Bouvier. "E podemos usar o BlackBerry AtHoc para nos comunicarmos não apenas com as pessoas na mesma cidade que nós, mas em todo o país. Posso ver quem está no aeroporto de Vancouver ou Halifax, do outro lado do país, e rapidamente fornecer a eles as informações de que precisam para fazer seu trabalho."

Agilidade e flexibilidade: A coordenação e a visibilidade oferecidas pelo BlackBerry AtHoc permitem que o SICC responda quase imediatamente a incidentes e mudanças de itinerário. Quando um oficial de ligação ou outro funcionário precisa notificar o centro de comando sobre um possível problema, ele pode simplesmente relatá-lo por meio de modelos pré-preenchidos no aplicativo. O SICC também pode enviar rapidamente alertas direcionados a todos que precisam vê-los.

Por exemplo, se um líder chegar atrasado a um evento programado, um alerta pré-escrito pode ser enviado instantaneamente a todos os oficiais de ligação por meio do aplicativo BlackBerry AtHoc . Eles podem então coordenar rapidamente uma resposta, mantendo o centro de operações atualizado por meio de marcação geográfica e comunicação bidirecional. Todos os centros de comando conectados à plataforma AtHoc têm acesso a essas informações.

Além disso, as mensagens baseadas em IP do AtHocsão enviadas por um canal seguro, o que ajuda a garantir a entrega e evita muitas das armadilhas associadas às mensagens SMS tradicionais.

Registro automático: Toda vez que um oficial de ligação ou funcionário entra em contato com o SICC, todos os detalhes de seu comunicado devem ser registrados e anotados em um livro de registro para fins de auditoria. Mesmo para uma reunião ministerial de menor importância, isso resultava em um volume enorme de trabalho. Graças ao site BlackBerry AtHoc, grande parte desse registro agora ocorre automaticamente.

"Para cada movimento/evento relatado e cada alerta publicado via BlackBerry AtHoc, sabemos quem o enviou, de onde o enviou e quando o enviou", explica Bouvier. "Essas informações são preenchidas automaticamente em um registro, que pode ser exportado para uma planilha com alguns cliques. Embora ainda recebamos chamadas e precisemos de escreventes para registrá-las em nossos diários de bordo, o BlackBerry AtHoc nos poupou muito trabalho."

"Ele realmente nos ajudou durante todo o ano e mudou completamente o registro para nós - é algo que usaremos sempre", acrescenta.