Em um relance
O Escritório de Resposta da Agência de Gerenciamento de Emergências do Mississippi tem um único objetivo: garantir que as agências governamentais e os socorristas estejam sempre prontos para responder a eventos críticos, equipados com as informações necessárias para atenuar os desastres. Originalmente, ela conseguiu isso por meio da plataforma de comunicações de crise Nixle. No entanto, quando o Nixle deixou de atender às suas necessidades, a agência passou a usar o BlackBerry® AtHoc.
A organização
A Agência de Gerenciamento de Emergências do Mississippi (MEMA) coordena os socorristas e as organizações governamentais para responder a crises que incluem materiais perigosos, desastres naturais e pessoas desaparecidas, tanto a partir de seu Centro de Operações de Emergência (EOC) estadual quanto por meio do EOC local de cada condado. Ela trabalha com organizações do setor público em todo o Mississippi, como equipes de emergência, o Departamento de Transportes, o Departamento de Defesa e a Associação de Defesa Civil e Gerentes de Emergência do Mississippi.
O Escritório de Resposta é talvez o braço mais crítico da MEMA, responsável por manter as autoridades estaduais e locais informadas sobre um desastre iminente.
"Quando ocorre um desastre, coordenamos a resposta em seus estágios iniciais", explica Thomas Brewer, Diretor de Tecnologia GIS da MEMA. "Alertamos as agências em todo o estado, garantindo que todos saibam o que precisam saber. A partir daí, o Departamento de Operações assume o controle, levando todos para onde precisam estar."
"Quando somos notificados por um agente em campo - seja um dos nossos ou alguém de outro departamento do governo - enviamos um alerta a todos os funcionários da MEMA, bem como a todos os órgãos relevantes nos condados afetados", continua ele. "Dependendo da gravidade, podemos até notificar um representante do Departamento de Segurança Interna ou do Gabinete do Governador. Também recebemos alertas de várias outras organizações governamentais que retransmitimos."
O desafio
Um dos locais mais críticos monitorados pela MEMA é Port Gibson. Lar da Estação Nuclear de Grand Gulf, sua existência é um dos principais motivos pelos quais a MEMA mantém um sistema de notificação em massa. Se algo desse errado na Grand Gulf, o governo e as equipes de emergência de todo o estado precisariam saber imediatamente - caso contrário, os resultados poderiam ser catastróficos.
"A Grand Gulf Nuclear Station foi um fator determinante para a implantação de um sistema de notificação em massa", explica Brewer. "Como ela está lá, é obrigatório que usemos uma plataforma de comunicação de crise que seja altamente robusta, confiável e flexível. Se algo acontecesse lá embaixo, um atraso de apenas alguns segundos poderia fazer com que as coisas acabassem muito mal."
Até 2016, a MEMA gerenciava os alertas por meio da plataforma de comunicação de crises Nixle. No entanto, a agência percebeu que ela não atendia às suas necessidades. Eles precisavam de uma solução com confiabilidade inigualável, capaz de enviar alertas por meio de uma ampla gama de canais e de oferecer suporte a alertas por SMS.
O Nixle não oferecia essa funcionalidade, nem tinha um aplicativo móvel ou integração com o Integrated Public Alert & Warning System (IPAWS). Ficou claro que a agência precisava de um substituto, mas não sabia por onde começar. Blackberry AtHoc foi proposto como uma solução viável por um funcionário da MEMA familiarizado com seus recursos e, após um breve período de teste, essa proposta provou ser a solução.
A solução
Uma poderosa ferramenta de comunicação e colaboração em situações de crise, o AtHoc tem a confiança de organizações de segurança pública e da maioria dos órgãos governamentais dos Estados Unidos para proteger o pessoal e a infraestrutura durante emergências. Com a capacidade de enviar alertas por praticamente qualquer canal, o AtHoc simplifica a colaboração em emergências por meio de recursos como modelos pré-configurados e segmentação por geolocalização. Ele também se integra a uma série de dispositivos, sistemas e plataformas diferentes, inclusive o IPAWS.
Pouco depois de a MEMA ter iniciado o processo de implementação do site AtHoc, a plataforma estava pronta para uso ativo. Esse processo incluiu a instalação, a criação de modelos e o treinamento de administradores e operadores. Durante todo o processo, o BlackBerry desempenhou um papel ativo, fornecendo orientação sobre a implementação e os fluxos de trabalho.
A agência realizou seu primeiro exercício em grande escala no Grand Gulf em fevereiro de 2017, e o próximo exercício está programado para março de 2019.
"Se algo acontece no Grand Gulf, isso representa uma ativação completa", explica Brewer. "Diga o nome de qualquer órgão estadual que você possa imaginar e ele terá uma função nisso. Ter modelos pré-preenchidos definitivamente fez com que o exercício fosse mais rápido, assim como a capacidade de entrar em contato com as pessoas por outros meios além de e-mail e texto."
Ao trabalhar com os especialistas em implantação do AtHoc, a MEMA criou um total de 64 modelos do AtHoc . Além dos modelos especificamente relacionados ao Grand Gulf, também há modelos para uma grande variedade de eventos e incidentes. Eles variam de pequenos eventos climáticos a materiais perigosos e desastres naturais.
"O Mississippi é afetado todos os anos por inúmeros eventos climáticos tropicais e severos, incluindo furacões e tornados que ameaçam a vida", diz Brewer. "Agora usamos o site AtHoc em conjunto com o software WebEOC para gerenciar eventos e desastres; também compartilhamos relatórios de danos pós-evento com as partes interessadas por meio do site AtHoc para conscientização situacional."
Há 150 funcionários da MEMA na plataforma AtHoc , 50 dos quais têm direitos de publicação de alertas. No total, há mais de 2.000 usuários ativos na implantação do AtHoc da MEMA, empregados em agências estaduais e de emergência em todo o Mississippi. Em especial, a força-tarefa de busca e resgate do estado está usando a funcionalidade de verificação de resposta e alerta do AtHocpara coordenar melhor seus esforços de busca. O AtHoc consegue isso de três maneiras: por meio de uma infraestrutura segura e líder do setor, pela capacidade de enviar alertas usando diferentes meios e por meio de relatórios detalhados de notificação.
"O Office of Response tem um lugar na mesa no que diz respeito à coordenação, e somos responsáveis por enviar alertas às partes interessadas e às autoridades de coordenação de emergência que respondem caso ocorra um evento", explica Brewer. "Vários eventos acontecem diariamente em todo o estado, sendo a maioria avisos sobre materiais perigosos e clima. Em 2017, enviamos um total de 2.406 notificações, das quais 505 foram avisos de materiais perigosos."
Os resultados
Resposta rápida: O Escritório de Resposta da MEMA é administrado por um número relativamente pequeno de funcionários. Para cada período de vinte e quatro horas, há dez funcionários em rodízio. Portanto, é essencial que eles possam enviar alertas rapidamente, sem ter que gastar muito tempo editando manualmente cada mensagem.
AtHocpermitem que eles façam exatamente isso, e o próprio AtHoc permite que eles também rastreiem quais destinatários receberam alertas e podem responder.
"No final de outubro, tivemos um surto de clima severo", lembra Scott Davis, Diretor do Bureau de Comunicações da MEMA. "Na época, estávamos apenas eu e mais duas pessoas no centro de operações. Depois de sermos notificados pelo Serviço Nacional de Meteorologia, conseguimos emitir 77 avisos de clima severo para agências de todo o estado em um prazo de duas horas, aproximadamente."
Coordenação e colaboração: O tempo é especialmente crítico nos estágios iniciais de uma emergência iminente, e os desastres não funcionam em um horário das nove às cinco. Um agente nem sempre pode estar ao alcance de sua mesa ou perto de um centro de operações quando ocorre um evento. Com o AtHoc, eles não precisam estar.
"Nossa organização e as agências com as quais trabalhamos têm várias pessoas em campo, todas equipadas com o aplicativo móvel", explica Brewer. "A capacidade de enviar um alerta onde e quando ocorrer um incidente está literalmente na palma de suas mãos. Eles não precisam dirigir até um centro de operações ou ir até o escritório; eles podem nos notificar imediatamente."
Redundante e confiável: Uma falha de comunicação é uma das piores coisas que podem acontecer em uma situação de emergência. A MEMA precisava de uma plataforma de comunicações de crise capaz de garantir a entrega. O site AtHoc consegue isso de duas maneiras: por meio de uma infraestrutura redundante segura e líder do setor e pela capacidade de enviar alertas usando diferentes mídias e fornecendo relatórios de notificação detalhados.
Perfil da organização
Setor público
Localização Mississippi
Usuários ~3.000
http://www.msema.org/