O que a colaboração segura significa para a empresa de gerenciamento de hotéis de luxo Oetker Collection

Como parte do Grupo Oetker, fundado na Alemanha, a Oetker Collection é uma empresa de administração responsável pela supervisão de cadeias de hotéis de luxo em todo o mundo. Por meio de contratos com os proprietários de hotéis, ela cuida de tudo, desde aberturas a reformas, contratação de pessoal e construção. Fundada há alguns anos para gerenciar um único hotel, a lista de clientes da Oetker cresceu desde então para incluir nove propriedades de luxo - tanto hotéis quanto propriedades de obras-primas - em destinos que incluem Paris, Jumby Bay Island e São Paulo.

Um aspecto que torna a organização única é o fato de que não há dois hotéis exatamente iguais. Cada propriedade gerenciada pela Oetker Collection tem uma aparência diferente, além de fornecedores, vendedores e requisitos diferentes. A única coisa que cada uma tem em comum com as outras é a elegância, o savoir-faire e a compreensão das tradições da hospitalidade europeia.

"Gerenciamos exclusivamente propriedades cinco estrelas conhecidas como Masterpiece Hotels", explica o chefe de projetos da Oetker Collection, Olivier Bihel. "Cada propriedade tem seu próprio DNA, e nos sentimos orgulhosos e afortunados por nos hospedarmos em alguns dos lugares mais esplêndidos e cativantes do mundo. Cada uma de nossas propriedades tem seu próprio caráter, marca e história que devem ser mantidos, e seu próprio conjunto de arquivos que devem ser mantidos em segurança, pois são compartilhados interna e externamente."

"No decorrer de um projeto, compartilhamos uma enorme quantidade de dados com vários parceiros e terceiros", explica Bihel. "Cada projeto tem requisitos muito específicos em termos de construção e design, compartilhados exclusivamente com parceiros designados e pré-aprovados. Esses parceiros podem incluir carpinteiros, engenheiros, empresas de design de interiores e vários outros fornecedores."

"Há também uma documentação significativa associada a cada projeto, além do que compartilhamos externamente", continua ele. "Pode ser um pouco difícil de controlar."

Inicialmente, a Oetker Collection gerenciava o armazenamento e a distribuição dessa documentação por meio de uma combinação do Dropbox® e de uma série de servidores da Web. No entanto, com o crescimento contínuo, esse arranjo se mostrou complicado e incômodo. Rapidamente ficou claro que eles precisavam de algo melhor.

"Tudo estava espalhado por vários dispositivos e servidores", lembra Bihel. "Não tínhamos como rastrear e controlar os arquivos depois que eles eram compartilhados. Isso não era apenas problemático do ponto de vista da segurança, mas também dificultava o controle de versões - frequentemente víamos várias cópias do mesmo documento durante a vida útil de um projeto."

A Oetker Collection reconheceu a necessidade de uma ferramenta de colaboração centralizada. A necessidade de uma plataforma que fosse fácil de usar e que permitisse à organização consolidar, organizar e controlar documentos internos e externos. Um software que pudesse ser usado para compartilhar e rastrear arquivos on-line e off-line. 

O principal objetivo da Oetker era controlar o compartilhamento de seus dados em várias plataformas de nuvem pública, nas quais ela tinha pouco controle ou propriedade. Como parte de seu processo de avaliação, a empresa considerou brevemente várias ferramentas de colaboração de conteúdo concorrentes. Todas elas se mostraram muito difíceis de implementar devido ao escopo do projeto.

Por fim, a empresa escolheu o BlackBerry® Workspaces por sua forte segurança de dados e integração com o BlackBerry Dynamics, que serve como uma base segura para aplicativos móveis.

Uma ferramenta de classe empresarial para armazenamento, compartilhamento e sincronização de arquivos, o BlackBerry Workspaces oferece segurança centrada em arquivos em vários dispositivos e formatos. Com rastreamento robusto e controles granulares de arquivos, o BlackBerry Workspaces permite que uma organização proteja seus arquivos mesmo quando eles são compartilhados. Isso é ainda mais ampliado pela capacidade de classificar facilmente os usuários em diferentes grupos, cada um com suas próprias permissões exclusivas.

A Oetker Collection implementou o site BlackBerry Workspaces para 200 funcionários em sua área de gerenciamento de projetos, que o utilizam principalmente para coordenar com fornecedores, prestadores de serviços e empreiteiros. Eles aproveitaram a plataforma para obter grandes resultados nesse sentido. Em vez de serem distribuídos em vários dispositivos e servidores, todos os arquivos de projeto e desenvolvimento da organização são armazenados em uma única biblioteca.

As permissões de acesso externo a esses arquivos são baseadas no local e no tipo de empresa. Por exemplo, um designer de interiores que trabalha no Le Bristol Paris teria acesso a arquivos diferentes de um que trabalha no The Lanesborough em Londres, mesmo que os dois tenham funções semelhantes. Ao organizar os arquivos dessa forma, a Oetker Collection consegue vários objetivos.

Em primeiro lugar, ela simplifica o compartilhamento de documentação com empreiteiros e fornecedores. Em vez de ter que enviar informações por e-mail ou entregá-las em mãos, a Oetker Collection pode transmitir tudo digitalmente. Isso não apenas permite uma resposta muito mais rápida às solicitações de trabalho, mas também garante que a Oetker Collection sempre mantenha algum grau de controle sobre arquivos confidenciais.

Em segundo lugar, ele melhora muito a produtividade e a eficiência da Oetker Collection e das organizações parceiras. Os materiais podem ser acessados de qualquer lugar, e as partes interessadas podem colaborar umas com as outras com facilidade. Isso significa menos tempo gasto com viagens e agendamentos, e mais tempo gasto com a conclusão dos projetos.

"Eu moro em Paris e nosso Diretor de Desenvolvimento de Projetos fica no sul da França", explica Bihel. "Antes de implementar o BlackBerry Workspaces, nós dois tínhamos que passar muito tempo na estrada, participando de apresentações de projeto, compartilhando documentação física e assim por diante. Com o BlackBerry Workspaces, agora podemos lidar com a maior parte disso digitalmente."

Por fim, o BlackBerry Workspaces ajuda a eliminar problemas com o controle de versões. Todos têm acesso ao mesmo conjunto de documentos. Isso evita a duplicação de esforços, além de eliminar a confusão resultante da existência de várias versões do mesmo documento.

"Na maioria das vezes, em um projeto como a reforma de um hotel, as pessoas estão trabalhando em um arquivo ao mesmo tempo, mas todas têm versões diferentes desse arquivo", diz Bihel. "Essa desorganização leva a uma falta de gerenciamento eficiente dos fluxos de trabalho. O site BlackBerry Workspaces reduz esse problema."

"Toda vez que um empreiteiro estiver trabalhando em um desenho de execução ou outro documento crítico, ele poderá carregá-lo diretamente no site BlackBerry Workspaces, tornando-o imediatamente disponível para todas as outras partes interessadas", continua Bihel. "Portanto, todos estão trabalhando com os mesmos mapas, planos e desenhos. Isso faz uma enorme diferença."

Atualmente, uma das propriedades está trabalhando em um novo projeto paisagístico para um de seus jardins. Por meio do site BlackBerry Workspaces, Bihel e sua equipe conseguiram gerenciar todo o processo de desenvolvimento e design remotamente. Além disso, eles proporcionaram ao paisagista, ao arquiteto e ao designer de iluminação a capacidade de colaborar e manter-se alinhados uns com os outros.

Outro recurso do BlackBerry Workspaces que tem sido valioso para a Oetker Collection é o acesso off-line. Principalmente no caso de grandes projetos de renovação, nem sempre o Wi-Fi estará disponível. Por meio do site BlackBerry Workspaces, a equipe pode consultar a documentação de que precisa em seus dispositivos móveis e tablets, mesmo que não tenha uma conexão de rede.