安全协作对豪华酒店管理公司 Oetker Collection 的意义

作为在德国成立的 Oetker 集团的一部分，Oetker Collection 是一家负责管理全球豪华连锁酒店的管理公司。通过与酒店业主签订合同，该公司负责从开业、装修到人员配备和施工的所有事务。几年前，Oetker 集团成立之初只负责管理一家酒店，如今其客户名单已扩展到九家豪华酒店，包括酒店和杰作庄园，目的地包括巴黎、珍比湾岛和圣保罗。

该组织的独特之处在于，没有两家酒店是完全相同的。Oetker Collection 管理的每家酒店都有不同的外观和感觉，不同的供应商、供货商和要求。每家酒店唯一的共同点就是他们的优雅、精湛技艺和对欧洲待客之道传统的理解。

"我们专门管理被称为杰作酒店的五星级酒店，"Oetker Collection 项目负责人 Olivier Bihel 解释道。"每家酒店都有自己的基因，我们为能在世界上一些最辉煌、最迷人的地方举办活动而感到自豪和幸运。我们的每家酒店都有自己的特色、品牌和历史，这些都必须得到维护，而且它们都有自己的一套文件，这些文件在内部和外部共享时必须保证安全。

"Bihel 解释说："在项目实施过程中，我们与多个第一方和第三方共享大量数据。"每个项目在施工和设计方面都有非常具体的要求，这些要求只能与指定和预先批准的合作伙伴共享。这些合作伙伴可能包括木匠、工程师、室内设计公司以及众多其他供应商。

"除了我们对外共享的内容外，每个项目还有大量的相关文档，"他继续说。"追踪起来可能会有些力不从心"。

最初，欧特克收藏通过 Dropbox® 和一系列网络服务器来管理这些文件的存储和分发。然而，随着业务的不断增长，这种安排被证明既复杂又繁琐。他们很快就意识到需要更好的解决方案。

"一切都分散在多台设备和服务器上，"Bihel 回忆道。"一旦文件被共享，我们就无法对其进行跟踪和控制。这不仅从安全角度看是个问题，也给版本控制带来了困难--在一个项目的生命周期内，我们经常会看到同一文件有多个副本。

Oetker Collection 意识到需要一个集中的协作工具。它需要一个易于使用的平台，使组织能够整合、组织和控制内部和外部文件。该软件可用于在线和离线共享和跟踪文件。 

Oetker 的主要目标是控制其数据在多个公共云平台上的共享，而 Oetker 对这些平台几乎没有控制权或所有权。在评估过程中，该公司曾短暂地考虑过几种相互竞争的内容协作工具。但从项目的范围来看，这些工具都难以实施。

最终，该公司选择了BlackBerry® Workspaces，因为它具有强大的数据安全性，并与BlackBerry Dynamics 集成，可作为移动应用程序的安全基础。

作为一款用于文件存储、共享和同步的企业级工具，BlackBerry Workspaces 可跨多种设备和外形提供以文件为中心的安全性。BlackBerry Workspaces 具有强大的跟踪功能和细粒度文件控制功能，允许组织在共享文件的同时保护文件。此外，它还能轻松地将用户分为不同的组，每个组都有自己独特的权限。

Oetker Collection 为其项目管理部门的 200 名员工部署了BlackBerry Workspaces ，主要用于协调与供应商、供货商和承包商的关系。在这方面，他们利用该平台取得了很好的效果。该组织的所有项目和开发文件都存储在一个库中，而不是分布在多个设备和服务器上。

这些文件的外部访问权限基于地点和公司类型。例如，在巴黎布里斯托尔酒店工作的室内设计师与在伦敦兰斯伯勒酒店工作的室内设计师可以访问不同的文件，尽管两人的职责相似。通过这种方式安排文件，Oetker Collection 实现了几个目标。

首先，它简化了与承包商和供应商共享文件的过程。与通过电子邮件发送信息或手工递送信息相比，欧特克收藏公司可以通过数字方式传输所有信息。这不仅大大加快了对工作要求的响应速度，还确保了欧特克收藏公司对敏感文件始终保持一定程度的控制。

其次，它大大提高了 Oetker Collection 和合作机构的生产力和效率。用户可以随时随地访问资料，利益相关者可以轻松地相互协作。这意味着减少了出差和日程安排的时间，将更多的时间用于完成项目。

"我在巴黎工作，我们的首席项目开发官在南法，"Bihel 解释说。"在部署BlackBerry Workspaces 之前，我们都不得不花大量时间在路上--参加设计演示、共享实物文件等。有了BlackBerry Workspaces ，我们现在可以用数字方式处理大部分工作。"

最后，BlackBerry Workspaces 有助于消除版本控制方面的问题。每个人都可以访问同一套文件。这不仅能避免重复劳动，还能消除同一文件有多个版本所带来的混乱。

"Bihel说："在酒店翻新这样的项目中，大多数情况下，所有人都在同时处理一个文件，但他们都有不同版本的文件。"BlackBerry Workspaces 可以减少这个问题"。

"Bihel 继续说："每次承包商在绘制执行图纸或其他重要文件时，他们都可以直接将其上传到BlackBerry Workspaces ，使所有其他利益相关者都能立即看到。"因此，每个人都在使用相同的地图、计划和图纸。这带来了巨大的不同。

目前，其中一个物业正在为其花园进行新的景观设计。通过BlackBerry Workspaces ，Bihel 和他的团队能够远程管理整个开发和设计过程。此外，他们还为景观设计师、建筑师和照明设计师提供了相互协作和保持一致的能力。

BlackBerry Workspaces 的另一项功能对 Oetker Collection 非常有价值，那就是离线访问。特别是在大型翻新项目中，Wi-Fi 并不总是随时可用。通过BlackBerry Workspaces ，工作人员即使没有网络连接，也可以在移动设备和平板电脑上调出他们需要的任何文档。