2018年G7議長国を確実に調整するため、グローバル・アフェアーズ・カナダの サミット・マネジメント・オフィス（SMO）はBlackBerry AtHoc

「サミット統合司令センター（SICC）の最高業務責任者であるミシェル・ブーヴィエはこう説明する。「私たちはVIPの動きを監視し、パートナーとの緊密な連携で活動を記録します。また、問題や課題を効果的に解決し、スケジュール変更を調整し、事件や緊急事態を管理します"

G7サミットは、カナダ、フランス、ドイツ、イタリア、日本、英国、米国、そして欧州連合（EU）の代表者2名を含む、世界有数の先進経済国からなる非公式グループであるG7のメンバー国が毎年主催し、世界各国の首脳が一堂に会し、差し迫ったさまざまな国際問題について話し合う。このイベントを調整するのは大変な仕事であり、多大な協力と機敏さが求められる。カナダでは、グローバル・アフェアーズ・カナダのサミット・マネジメント・オフィスの一部であるSICCがこの責任を担っている。

サミット開催までの数カ月間とサミットそのものを管理するため、サミット・マネジメント・オフィスは複数の政府機関と協力した。たとえば2018年のチームは、連邦政府のさまざまな部局から400人以上の職員が集まった。パートナーには、カナダ保健省、カナダ王立騎馬警察（RCMP）、カナダ運輸省、カナダ軍、カナダ共有サービス、カナダ司法省、その他多数が含まれた。

「私たちの最も重要な仕事のひとつは、誰がいつどこにいるかを把握し、定義することです」とブーヴィエは言う。「指導者、閣僚、配偶者など、VIPの動きを分単位で把握する必要があります。 彼らの動きは常に互いに重なり合い、複数のイベントが同時に開催されるのが普通であるため、ロジスティクス上の大きな課題となっている。

SICCは、各VIP（指導者、聖職者、その配偶者）に連絡担当官を割り当てる。リエゾン・オフィサーは、VIPに関する最新情報を分刻みで司令部に提供する役割を担う。2010年にカナダがG20サミットを主催した際には、主にプッシュ・ツー・トークの無線機と携帯電話からSICCに連絡が入った。

「G20では、リエゾン・オフィサー一人一人に無線機が割り当てられ、緊急時のオーバーライド・プロトコルですべてのチャンネルを監視しました」とブーヴィエは説明する。「また、SICCのテーブルを囲む人々の電話番号と、各自の責任、そして私たちが期待するコミュニケーションについての概要が記載された、個人用の連絡シートも配布されました」。

当時、この作戦は十分に機能していたが、ブーヴィエと彼のチームは、この作戦がしばしばもたらすコミュニケーションの遅れを認識していた。こうした遅れは、RCMPとSICCが別々の組織として運営されているという事実によって、さらに悪化した。2018年にカナダが再びG7サミットを開催することになったとき、SICCは運営を合理化する機会を得た。 

「サミットを開催した2010年には、外務と財務の2つの閣僚会議がありました」とブーヴィエは言う。「2018年は9回でした。当社 、予想以上に仕事が増え、複雑なものとなった。私たちは適応しましたが、それに応じて計画を立てなければならなかったということです」。

最初のステップは、RCMPを含むすべての提携組織がSICCに完全に統合されていることを確認することだった。次のステップは、SICCが通信インフラを見直すことだった。SICCがBlackBerry AtHoc 。

包括的な危機管理コミュニケーションと緊急通報ソリューションであるBlackBerry AtHoc は、説明責任と業務効率のための強力なツールでもある。双方向通信とジオタギングにより、オペレーション・センターと現場担当者間の即時コラボレーションを可能にする。また、自動ログ機能により、コンプライアンスと事後評価の両方を支援します。

BlackBerry AtHoc はすでにカナダ政府内で広く使われていた。ブーヴィエと彼のチームはその可能性を認めていた。そして4月、閣僚会議と呼ばれるサミットの初会合で、このプラットフォームの試験運用を行うことを決定した。 

「閣僚会議が開かれている最中に、テロリストがトロントのヤング通りをバンで暴走し、10人が死亡、16人が負傷しました。「出席していた閣僚たちは、事件発生から1時間後には全員、会場の外に移動することになっていた。明らかに、それはすぐに実行不可能になった。

「RCMPやトロント警察との連携により、ニュースが流れる前に事件を知ることができました。「そして、BlackBerry AtHoc 、約1万人の代表団のスケジュールと移動ルートの変更を調整しました。旧来のインフラに頼っていたら不可能だったことを、数分で実現することができました。その後、BlackBerry AtHoc を使い続けることは、ほぼ満場一致で決定しました」。

渉外担当官には、VIPの動向に関する最新情報を迅速かつ簡単に提供できるよう、あらかじめ用意されたさまざまなテンプレートへのアクセスが与えられた。首脳サミットそのものについては、SICCは中核的な司令センターを含め、3つの独立したオペレーション・センターを設置し、各オペレーション・センターのスタッフには、BlackBerry AtHoc を通じて送信されたすべての通知を閲覧する機能が与えられた。

「ラ・マルベーにオペレーションセンターがあり、CFBバゴヴィル空軍基地にもあり、ケベック・シティにもあった。「すべてのロジスティクスとコミュニケーションは、司令部を通じてモニターされ、記録された。BlackBerry AtHoc 、組織内の全員が互いに緊密に連絡を取り合っていた。

視認性の向上： BlackBerry AtHoc を通して最新情報を送信する際に位置情報をジオタグで記録するだけでなく、リエゾン・オフィサーはGPS追跡を設定し、アプリがリアルタイムで継続的に位置を更新できるようにすることもできる。これにより、ブーヴィエと彼のチームは、閣僚や世界の指導者といったVIPの動きをより完全に把握できるようになり、イベントの全体的なセキュリティが向上した。また、遅延の可能性に直面した際にも、よりタイムリーな調整が可能になる。

調整の改善： BlackBerry AtHoc のおかげで、SICCは各都市に司令部を置くことなく、全国で開催されるイベントを調整することができる。2018年のG7議長国では、ノバスコシア州ハリファックスとケベック州モントリオールの両方で2つの閣僚会議が同時に開催された。ブーヴィエと彼のチームは、1つの場所からシームレスに両方のイベントを処理することができた。

BlackBerry AtHoc のもうひとつの利点は、オペレーション・マネジャーなどの担当者がコマンド・センターにいなくても、何が起きているかを正確に把握できることだ。最新情報を得るために必要なのは、モバイル機器やノートパソコンでBlackBerry AtHoc を開き、即座に最新情報を受け取ることだけだ。

「スタッフはどこにでもいます。「そして、当社 と同じ都市にいる人々だけでなく、全国にいる人々とコミュニケーションするために、BlackBerry AtHoc を使うことができます。バンクーバーやハリファックスの空港に誰がいるのか、国の反対側から見ることができ、彼らが仕事をするために必要な情報を素早く得ることができます」。

敏捷性と柔軟性： BlackBerry AtHoc が提供する調整と可視性により、SICCはインシデントや旅程の変更にほぼ即座に対応することができる。渉外担当官やその他の職員が潜在的な問題を司令部に通知する必要がある場合、アプリ内にあらかじめ入力されたテンプレートを使って報告するだけでよい。SICCはまた、対象を絞ったアラートを、それを見る必要のある全員に素早くプッシュ配信することもできる。

例えば、リーダーが予定されたイベントに遅れて到着する場合、事前に書かれたアラートを、BlackBerry AtHoc アプリを通じて全連絡員に即座に送信することができる。連絡担当者は、ジオタグと双方向通信によってオペレーションセンターに最新情報を伝えながら、迅速に対応を調整することができる。AtHocプラットフォームに接続されたすべての指令センターは、この情報にアクセスできる。

さらに、AtHocのIPベースのメッセージは、安全なチャネルを介して送信されるため、配信が保証され、従来のSMSメッセージに関連する多くの落とし穴を回避することができる。

自動記録：リエゾンオフィサーや役人がSICCに連絡するたびに、そのコミュニケの詳細をすべて登録し、監査目的のために日誌に記録しなければならない。些細な閣僚級であっても、これは膨大な作業量となった。BlackBerry AtHoc のおかげで、現在ではこの記録作業の多くが自動的に行われるようになった。

「BlackBerry AtHoc 、報告されたすべての移動／イベントと、公開されたすべてのアラートについて、誰が、どこから、いつ送信したかがわかります」とブーヴィエは説明する。「この情報は自動的にログに記録され、数回クリックするだけでスプレッドシートにエクスポートできる。今でも電話がかかってくることがあり、それを日誌に記録するために走り書きが必要なのですが、BlackBerry AtHoc 、当社 、膨大な労力を節約することができました。"

「一年を通して当社 、当社 、伐採を完全に変えることができました。