ラグジュアリーホテル運営会社オーツカー・コレクションのセキュアなコラボレーションとは？

ドイツに設立されたオーツカー・グループの一員であるオーツカー・コレクションは、世界中の高級ホテルチェーンの監督を担当するマネジメント会社である。ホテルオーナーとの契約を通じて、開業から改装、人材派遣、建設に至るまで、あらゆることに取り組んでいる。数年前に1つのホテルを管理するために設立されたオエッカーの顧客リストは、その後、パリ、ジャンビーベイ島、サンパウロなどの目的地に、ホテルと傑作エステートの両方を含む9つの高級施設を含むまでに成長した。

この組織をユニークにしていることのひとつは、まったく同じホテルがふたつとないことだ。エトカー・コレクションが管理するホテルは、それぞれ外観や雰囲気が異なり、サプライヤー、ベンダー、要件も異なる。各ホテルに共通しているのは、エレガンス、ノウハウ、そしてヨーロッパの伝統的なホスピタリティを理解していることだ。

「私たちは、マスターピースホテルとして知られる5つ星ホテルを独占的に管理しています。「どの施設にも独自のDNAがあり、世界で最も素晴らしく、愛すべき場所でホストを務めることに誇りと幸運を感じています。私たちのホテルはそれぞれ、維持されなければならない強い個性、ブランド、歴史があり、社内外で共有されるため、安全に保たれなければならない独自のファイルがあります"

「プロジェクトの過程で、私たちは複数の第一および第三の当事者と膨大な量のデータを共有します」とビヘルは説明する。「各プロジェクトには、建設や設計に関する非常に具体的な要件があり、指定され、事前に承認されたパートナーとのみ共有されます。その中には、大工、エンジニア、インテリア・デザイン会社、その他多数の業者が含まれます"

「各プロジェクトには、外部と共有するもの以外にも、重要な文書があります」と彼は続ける。"追跡するのはいささか無理がある"。

当初、オーツカー・コレクションは、Dropbox®と一連のウェブサーバーを組み合わせて、このドキュメントの保管と配布を管理していた。しかし、規模が拡大するにつれ、この方法は複雑で面倒であることが判明しました。より良いものが必要であることはすぐに明らかになりました。

「すべてが複数のデバイスやサーバーに分散していました」とビヘルは振り返る。「共有されたファイルを追跡管理する方法がありませんでした。これはセキュリティの観点で問題があっただけでなく、バージョン管理も困難だった。

Oetker Collectionは、一元化されたコラボレーション・ツールの必要性を認識していた。使いやすく、社内外のドキュメントを統合、整理、管理できるプラットフォームが必要でした。オンラインとオフラインの両方でファイルを共有し、追跡できるソフトウェア。 

Oetker社の主な目標は、自社がほとんど管理や所有権を持たない複数のパブリック・クラウド・プラットフォーム間でのデータ共有を抑制することだった。評価プロセスの一環として、競合する複数のコンテンツ・コラボレーション・ツールを短期間検討した。しかし、プロジェクトの範囲を考えると、どれも実装が難しすぎることが判明した。

最終的に同社がBlackBerry® Workspacesを選んだ理由は、強力なデータセキュリティと、モバイルアプリの安全な基盤として機能するBlackBerry Dynamicsとの統合でした。

ファイルの保存、共有、同期のためのエンタープライズクラスのツールであるBlackBerry Workspaces は、複数のデバイスとフォームファクタにわたってファイル中心のセキュリティを提供します。強固なトラッキングときめ細かなファイルコントロールにより、BlackBerry Workspaces は、ファイルが共有されている間でも、組織のファイルを保護することを可能にします。さらに、ユーザーをさまざまなグループに簡単に分類し、それぞれに独自のアクセス許可を与えることができます。

Oetker Collection社は、プロジェクト管理部門の200人の従業員にBlackBerry Workspaces 。彼らは主にベンダー、サプライヤー、請負業者との調整に利用している。この点で、彼らはこのプラットフォームを大いに活用している。複数のデバイスやサーバーに分散されることなく、組織のすべてのプロジェクトファイルと開発ファイルが単一のライブラリに保存されています。

これらのファイルの外部アクセス許可は、場所と会社のタイプの両方に基づいています。例えば、ル・ブリストル・パリで働くインテリア・デザイナーと、ロンドンのザ・レーンズボローで働くインテリア・デザイナーは、同じような役割であっても、異なるファイルにアクセスすることができる。このようにファイルを配置することで、Oetker Collectionはいくつかのことを実現している。

まず、請負業者やベンダーとの書類共有が効率化されます。電子メールで情報を送信したり、手渡しで情報を伝達したりする代わりに、Oetker Collectionはすべてをデジタルで送信することができます。これにより、作業依頼に対するレスポンスが格段に速くなるだけでなく、機密性の高いファイルを常にある程度管理できるようになりました。

第二に、Oetker Collectionと提携組織の双方にとって、生産性と効率が大幅に向上します。資料にはどこからでもアクセスでき、関係者同士は簡単に共同作業を行うことができます。つまり、移動やスケジューリングに費やす時間を減らし、プロジェクトを完了させるまでに費やす時間を増やすことができるのです。

「私はパリを拠点とし、プロジェクト開発責任者は南フランスにいます」とビヘルは説明する。「BlackBerry Workspaces を導入する前は、デザイン・プレゼンテーションへの出席、物理的なドキュメントの共有など、2人とも多くの時間を移動に費やしていました。BlackBerry Workspaces では、そのほとんどをデジタルで処理できるようになりました」。

最後に、BlackBerry Workspaces 、バージョン管理の問題を解消することができる。誰もが同じ文書一式にアクセスできる。これにより、同じ文書の複数のバージョンを持つことで生じる混乱をなくすだけでなく、労力の重複を防ぐことができる。

「ホテルの改修工事のようなプロジェクトでは、ほとんどの場合、全員が同時にファイルに取り組んでいますが、そのファイルのバージョンはそれぞれ異なっています」とビヘルは言う。「BlackBerry Workspaces 。そのような問題を減らすことができます。"

「請負業者は、施工図やその他の重要な文書を作成するたびに、それをBlackBerry Workspaces に直接アップロードすることができます。「そのため、誰もが同じ地図、計画、図面で作業することになります。これは大きな違いです」。

現在、ある物件では、その庭園のひとつで新しい景観デザインに取り組んでいる。BlackBerry Workspaces を通して、ビヘルと彼のチームは開発とデザインのプロセス全体をリモートで管理できるようになった。さらに、ランドスケープデザイナー、建築家、照明デザイナーが協力し、互いに連携を保つことができるようになった。

BlackBerry Workspaces のもうひとつの特徴は、オフラインでのアクセスだ。特に大規模な改修プロジェクトの場合、Wi-Fiがすぐに利用できるとは限りません。BlackBerry Workspaces を通して、スタッフはネットワーク接続がなくても、モバイル機器やタブレットで必要な文書を引き出すことができる。