La Organización
Brodies LLP, el mayor bufete de abogados de Escocia, emplea a más de 680 personas en sus oficinas de Edimburgo, Glasgow, Aberdeen y Dingwall. Brodies ofrece asesoramiento jurídico a clientes de los sectores público y privado, tanto en el Reino Unido como a escala internacional, en sus principales áreas de negocio: corporativo y comercial; energía (tanto renovables como petróleo y gas); inmobiliario; litigios; banca y servicios financieros; empleo, pensiones y prestaciones; y fideicomisos y fiscalidad. El bufete tiene un largo historial de ir más allá para sus clientes, y ha recibido numerosos premios, entre ellos el de "Who's Who Legal Scotland Law Firm of the Year" por octavo año consecutivo.
El desafío
"Nuestros abogados necesitan estar disponibles las 24 horas del día, poder trabajar en cualquier momento y lugar", explica Damien Behan, Director de TI de Brodies. "La estrategia desde el punto de vista de las comunicaciones era sencilla: facilitarles al máximo que pudieran hacerlo de forma segura, con la flexibilidad necesaria para conectarse de la manera que mejor les conviniera."
Para lograrlo, Brodies tenía varios requisitos básicos:
- Debe mantener un archivo completo de toda la correspondencia y documentos relacionados con cada caso y cliente
- Ese archivo debe ser fácilmente accesible en todo momento
- Todos los datos de los clientes deben tratarse con el máximo cuidado: Brodies debe ser capaz de garantizar la confidencialidad e integridad de la información privilegiada, vaya donde vaya.
Para satisfacer estas necesidades, Brodies implantó BlackBerry hace más de una década. En los últimos años, el bufete ha aumentado esta inversión con aplicaciones empresariales que ayudan a poner la información al alcance de sus abogados, incluida la ampliación del uso de su sistema de gestión documental iManage a sus dispositivos móviles.
Recientemente, Behan y sus colegas se enfrentaron a nuevas exigencias de sus usuarios. Los abogados del bufete querían una mayor funcionalidad de sus smartphones. Acceso a una gama más amplia de aplicaciones y acceso a nuevos dispositivos y tipos de dispositivos.
Era hora de actualizar.
La solución
Para Brodies, la transición a BlackBerry® UEM era el siguiente paso obvio en su camino. UEM , una plataforma que ofrece una gestión completa de puntos finales y control de políticas para una flota diversa de dispositivos y aplicaciones, permitiría a la empresa gestionar cualquier dispositivo que eligiera, tanto ahora como en el futuro.
En cuanto a los dispositivos, Brodies desplegó una flota de smartphones de propiedad corporativa y habilitación personal (COPE) BlackBerry con Android™ Enterprise, que permite separar fácilmente los datos laborales de los personales. Esto está diseñado para complementar la seguridad nativa de Android.
La empresa también utilizó BlackBerry UEM para desplegar una pequeña flota de iPads propiedad de la empresa, así como para permitir que los iPads de propiedad personal se conectaran de forma segura a sus sistemas. Para ayudarle con la transición y el despliegue, Brodies recurrió a Appurity. Como BlackBerry Platinum Enterprise Partner y Managed Mobility Partner, Appurity ha trabajado estrechamente con BlackBerry durante casi una década. La amplia gama de servicios de la organización, combinada con su profundo conocimiento de la cartera de BlackBerry, le permite ofrecer un nivel de asistencia que pocos proveedores pueden igualar.
"Tenemos una estrecha relación con la gente de Appurity", dice Behan. "Conocen muy bien la suite tecnológica BlackBerry y son de gran ayuda. También son muy ágiles y responden con rapidez siempre que tenemos alguna pregunta o duda. Han demostrado ser fundamentales para dar soporte a nuestro sitio BlackBerry ".
A través de Google Play gestionado en BlackBerry UEM , la empresa puede desplegar de forma segura una amplia gama de apps en los dispositivos de los usuarios. Esto incluye el Rubus™ desarrollado por Appurity, que proporciona un cliente Android para iManage equipado con funciones como enviar y archivar y abrir NRL para abrir enlaces a documentos en el DMS. Los abogados también pueden editar rápidamente documentos y archivos legales a través de BlackBerry® Docs to Go®.
"Desde que implantamos BlackBerry UEM , hemos estado desarrollando las aplicaciones corporativas que utilizamos", afirma Behan. "A medida que más proveedores produzcan apps para Android, nuestras oportunidades no harán más que aumentar".
Resultados
Mayor habilitación del usuario: Equipados con dispositivos Android gestionados por BlackBerry UEM , los abogados tienen ahora más libertad que nunca. Ya no necesitan estar en la oficina o conectarse a un portátil para responder a las consultas de los clientes. Además, el acceso seguro a la intranet del bufete les permite aprovechar mejor el tiempo de inactividad.
Intapp Time, por ejemplo, permite a los abogados rellenar sus hojas de horas electrónicamente o capturar automáticamente sus horas de trabajo. Esto puede incluir el tiempo que pasan al teléfono con un cliente, en una reunión sobre un caso o trabajando en un caso mientras están de vacaciones.
Gestión flexible de terminales: "Siempre hemos intentado estandarizar nuestra flota de dispositivos, para no tener que preocuparnos de que las cosas se vuelvan demasiado complejas", explica Behan. "A algunas personas les gusta mantener el trabajo completamente separado de sus dispositivos personales, mientras que otras solo quieren llevar un único smartphone. BlackBerry UEM nos permite dar soporte a ambos grupos de usuarios".
Sin papeles: "En lugar de tener que presentarse en el juzgado con un brazo lleno de carpetas, un abogado puede llevar un iPad para acceder de forma segura a toda la información que necesite, tanto totalmente consultable como totalmente accesible", explica Behan. "La posibilidad de utilizar ese dispositivo para conectarse de vuelta a la oficina durante un caso también es muy útil".
En Android, gracias al conector para smartphone Rubus de Appurity, los abogados tienen acceso completo al sistema de gestión documental de iManage mientras se desplazan. Esto les permite acceder y enviar archivos desde prácticamente cualquier lugar. Además, con Docs to Go, pueden editar esos documentos desde su dispositivo.
"Si estás en una reunión con un cliente y te pregunta por un documento concreto, la posibilidad de acceder directamente a la última versión de ese documento tiene un valor incalculable", prosigue Behan. "Ha sido una gran ventaja para nuestros abogados. Pueden estar a media montaña y seguir teniendo acceso".
Gestión intuitiva de dispositivos: "La plataforma UEM nos ofrece un único panel de control para gestionar todos nuestros dispositivos", explica Behan. "Nos permite aplicar la contenedorización a los dispositivos personales para mantener nuestros datos seguros y mitigar el riesgo de perder un dispositivo".
El ecosistema Android: "Android nos permite utilizar aplicaciones de consumo cuando son sensatas, mientras que Android Enterprise lo conecta todo a nuestra red de forma segura", afirma Behan. "No tenemos que abrir canales innecesarios en nuestra red. Desde el punto de vista de la seguridad, es reconfortante saber que podemos proporcionar acceso sin tener que abrir agujeros en nuestro cortafuegos."
Seguridad cómoda: "Cuanto más fácil se lo pongamos a los usuarios, mejor", dice Behan. "Con BlackBerry UEM , ambas partes están satisfechas. Los usuarios tienen una forma fácil e intuitiva de hacer lo que necesitan, y la seguridad está ahí, pero no en su cara. Todos salimos ganando".
"La forma en que UEM nos permite distribuir aplicaciones es perfecta para el usuario", añade. "No tienen que saber nada, simplemente las ponemos a su disposición".
Cumplimiento normativo fácil: El GDPR y su homólogo en el Reino Unido, la Ley de Protección de Datos de 2018, ya están en vigor. La combinación de BlackBerry UEM con dispositivos BlackBerry impulsados por Android ha permitido que el despliegue móvil de Brodies cumpla fácilmente con ambas normativas. Esto se debe tanto a la contenedorización de Android Enterprise como a los sólidos controles de seguridad que ofrece UEM, que incluye la capacidad de borrar dispositivos perdidos o robados.
"Cualquiera que tenga algún tipo de datos personales ha tenido que trabajar para el GDPR", explica Behan. "Como cualquier empresa que tenga datos personales, hemos tenido que trabajar con nuestras otras líneas de negocio para garantizar el cumplimiento. Desde el punto de vista de BlackBerry , sin embargo, en realidad no hemos tenido que hacer mucho: BlackBerry UEM ya mantiene una delimitación muy clara entre los datos de trabajo y los personales en nuestra flota móvil."
Perfil de la organización
Sector Servicios jurídicos
Empleados 650+
Ubicación del socio Escocia
http://www.brodies.com/