Para coordinar con seguridad la Presidencia del G7 en 2018, la Oficina de Gestión de Cumbres de Asuntos Mundiales de Canadá recurrió a la BlackBerry AtHoc

"Básicamente somos el centro neurálgico de toda la Cumbre del G7", explica Michel Bouvier, Jefe de Operaciones del Centro de Mando Integrado de la Cumbre (SICC). "Supervisamos los movimientos de los VIP y registramos las actividades en estrecha colaboración con nuestros socios. También resolvemos eficazmente problemas y desafíos, coordinamos los cambios de horario y gestionamos incidentes y emergencias."

Organizada anualmente por un país miembro del G7 -una agrupación informal de algunas de las economías más avanzadas del mundo que incluye a Alemania, Canadá, Estados Unidos, Francia, Italia, Japón, Reino Unido y dos representantes de la Unión Europea-, la Cumbre del G7 reúne a líderes de todo el mundo para debatir una serie de cuestiones internacionales acuciantes. Coordinar el acontecimiento es una empresa ingente, que requiere mucha colaboración y agilidad. En Canadá, esta responsabilidad recae en la SICC, que forma parte de la Oficina de Gestión de Cumbres de Global Affairs Canada.

Para gestionar tanto los meses previos a la Cumbre como la propia Cumbre, la Oficina de Gestión de Cumbres trabajó con múltiples agencias gubernamentales. El equipo de 2018, por ejemplo, estaba formado por más de 400 empleados de diversos departamentos federales. Entre los socios se encontraban Health Canada, la Real Policía Montada de Canadá (RCMP), Transport Canada, las Fuerzas Armadas Canadienses, Shared Services Canada, Justice Canada y muchos otros.

"Una de nuestras tareas más importantes es saber y definir quién estará dónde y cuándo", dice Bouvier. "Necesitamos conocer al minuto los movimientos de las personalidades, incluidos dirigentes, ministros y cónyuges. Es un gran reto logístico, ya que sus movimientos se solapan constantemente entre sí, y suelen celebrarse varios actos simultáneamente; por eso es fundamental que estemos coordinados en nuestro planteamiento."

El SICC asigna a cada VIP -líderes, ministros y sus cónyuges- un oficial de enlace. Estos oficiales de enlace son responsables de proporcionar al centro de mando información actualizada al minuto sobre la persona VIP. Cuando Canadá acogió la Cumbre del G20 en 2010, esto se consiguió principalmente a través de radios push-to-talk y llamadas de móvil al SICC.

"Para el G20, se asignó una radio a cada funcionario de enlace, y controlamos todos los canales con un protocolo de anulación de emergencia", explica Bouvier. "Los oficiales también recibieron hojas de cuna personalizadas con los números de teléfono de las personas alrededor de la mesa del SICC y un esquema de sus responsabilidades y nuestras expectativas de comunicación".

Aunque esta estrategia funcionó bastante bien en su momento, Bouvier y su equipo eran conscientes de los retrasos de comunicación que a menudo introducía. Estos retrasos se veían agravados por el hecho de que la RCMP y el SICC funcionaban como dos entidades separadas. Cuando llegó el momento de que Canadá acogiera de nuevo la Cumbre del G7 en 2018, el SICC vio la oportunidad de racionalizar las operaciones. 

"En 2010, cuando hicimos la Cumbre, tuvimos dos reuniones ministeriales: Exteriores y Finanzas", dice Bouvier. "En 2018 tuvimos nueve. Eso supuso mucho más trabajo para nosotros, y mucha más complejidad de la esperada. Nos adaptamos, pero eso significaba que teníamos que planificar en consecuencia".

El primer paso consistió en garantizar que todas las organizaciones asociadas, incluida la RCMP, estuvieran plenamente integradas en el SICC. El siguiente paso fue que el SICC revisara su infraestructura de comunicaciones. Este impulso llevó a la agencia a BlackBerry AtHoc.

BlackBerry AtHoc , una solución integral de comunicación de crisis y alerta de emergencias, es también una poderosa herramienta para la rendición de cuentas y la eficacia operativa. Mediante la comunicación bidireccional y el geoetiquetado, permite la colaboración inmediata entre los centros de operaciones y el personal sobre el terreno. Además, su función de registro automático facilita el cumplimiento de las normas y la evaluación posterior al suceso.

BlackBerry AtHoc ya se utilizaba ampliamente en el gobierno canadiense. Bouvier y su equipo reconocieron su potencial. Juntos tomaron la decisión de poner en marcha un piloto de la plataforma en abril, durante una de las reuniones iniciales de la Cumbre, conocidas como ministeriales. 

"Mientras se celebraban nuestras reuniones ministeriales, un terrorista condujo una furgoneta por la calle Younge de Toronto, matando a diez personas e hiriendo a otras dieciséis", explica Bouvier. "Se suponía que todos los ministros presentes se trasladarían a otro lugar una hora después del incidente. Obviamente, eso se hizo inviable de inmediato".

"Gracias a la coordinación con la RCMP y los servicios policiales de Toronto, nos enteramos del incidente antes incluso de que saliera en las noticias", prosigue. "A continuación, utilizamos BlackBerry AtHoc para coordinar los cambios de horario y rutas de viaje de una delegación de aproximadamente diez mil personas. Pudimos conseguirlo en cuestión de minutos, algo que no habría sido posible si aún dependiéramos de nuestra antigua infraestructura; después de eso, nuestra decisión de seguir utilizando BlackBerry AtHoc fue más o menos unánime."

Los oficiales de enlace tuvieron acceso a una serie de plantillas preconfiguradas que les permitieron informar rápida y fácilmente sobre los movimientos de las personalidades. Para la Cumbre de Líderes propiamente dicha, el SICC estableció tres centros de operaciones distintos, incluido su centro de mando central, y el personal de cada centro de operaciones pudo ver todas las notificaciones enviadas a través de BlackBerry AtHoc.

"Teníamos un centro de operaciones en La Malbaie, otro en la base aérea de Bagotville y otro en la ciudad de Quebec", explica Bouvier. "Toda la logística y las comunicaciones se supervisaban y registraban a través de nuestro centro de mando, y BlackBerry AtHoc mantenía a todo el mundo dentro de nuestra organización en estrecho contacto entre sí".

Mayor visibilidad: Además de geoetiquetar su ubicación cuando envían una actualización a través de BlackBerry AtHoc, los funcionarios de enlace también pueden configurar el seguimiento por GPS para que la aplicación actualice continuamente su posición en tiempo real. Esto proporciona a Bouvier y a su equipo una visibilidad más completa de los movimientos de personalidades como ministros y líderes mundiales, lo que mejora la seguridad general de los actos. También permite realizar ajustes más oportunos ante posibles retrasos.

Mejora de la coordinación: Gracias a BlackBerry AtHoc, el SICC puede coordinar eventos en todo el país sin necesidad de un centro de mando en cada ciudad. Durante la Presidencia del G7 de 2018, se celebraron simultáneamente dos conferencias ministeriales en Halifax (Nueva Escocia) y Montreal (Quebec). Bouvier y su equipo pudieron gestionar ambos eventos sin problemas, desde un solo lugar.

Una ventaja añadida de BlackBerry AtHoc es que el personal, como los directores de operaciones, no necesita estar en el centro de mando para saber exactamente qué está pasando. Todo lo que tienen que hacer para mantenerse al día es abrir BlackBerry AtHoc en su dispositivo móvil u ordenador portátil para recibir actualizaciones instantáneas.

"Tenemos personal en todas partes", continúa Bouvier. "Y podemos utilizar BlackBerry AtHoc para comunicarnos no sólo con personas que están en la misma ciudad que nosotros, sino en todo el país. Puedo ver quién está en el aeropuerto de Vancouver o Halifax desde la otra punta del país, y hacerles llegar rápidamente la información que necesitan para hacer su trabajo."

Agilidad y flexibilidad: La coordinación y visibilidad que ofrece BlackBerry AtHoc permite al SICC responder casi de inmediato a incidentes y cambios de itinerario. Cuando un oficial de enlace u otro funcionario necesita notificar un posible problema al centro de mando, puede hacerlo a través de plantillas preconfiguradas en la aplicación. El SICC también puede enviar rápidamente alertas específicas a todas las personas que necesiten verlas.

Por ejemplo, si un líder va a llegar tarde a un evento programado, se puede enviar instantáneamente una alerta preescrita a todos los oficiales de enlace a través de la aplicación BlackBerry AtHoc . A continuación, pueden coordinar rápidamente una respuesta, manteniendo actualizado al centro de operaciones mediante el geoetiquetado y la comunicación bidireccional. Todos los centros de mando conectados a la plataforma AtHoc tienen acceso a esta información.

Además, los mensajes basados en IP de AtHocse envían a través de un canal seguro, lo que ayuda a garantizar la entrega y evita muchos de los escollos asociados a los mensajes SMS tradicionales.

Registro automático: Cada vez que un funcionario o agente de enlace se pone en contacto con el SICC, todos los detalles de su comunicado deben registrarse y anotarse en un libro de registro con fines de auditoría. Esto suponía un enorme volumen de trabajo, incluso para un ministerio menor. Gracias a BlackBerry AtHoc, gran parte de este registro se realiza ahora automáticamente.

"Por cada movimiento/evento notificado y cada alerta publicada a través de BlackBerry AtHoc, sabemos quién lo envió, desde dónde lo envió y cuándo lo envió", explica Bouvier. "Esta información se introduce automáticamente en un registro que puede exportarse a una hoja de cálculo con unos pocos clics. Aunque seguimos recibiendo llamadas y necesitamos escribas que las anoten en nuestros diarios, BlackBerry AtHoc nos ha ahorrado mucho trabajo".

"Nos ha ayudado mucho a lo largo del año y ha cambiado por completo nuestra forma de llevar los registros: es algo que vamos a utilizar una y otra vez", añade.