De un vistazo
La Oficina de Respuesta de la Agencia de Gestión de Emergencias de Misisipi tiene un único objetivo: garantizar que las agencias gubernamentales y los primeros intervinientes estén siempre preparados para responder a sucesos críticos, equipados con la información que necesitan para mitigar los desastres. En un principio, lo conseguía a través de la plataforma de comunicación de crisis Nixle. Sin embargo, cuando Nixle dejó de satisfacer sus necesidades, la agencia recurrió a BlackBerry® AtHoc.
La Organización
La Agencia de Gestión de Emergencias de Mississippi (MEMA) coordina a los primeros intervinientes y a las organizaciones gubernamentales para responder a crisis que incluyen materiales peligrosos, desastres naturales y personas desaparecidas, tanto desde su Centro de Operaciones de Emergencia (EOC) estatal como a través del EOC local propio de cada condado. Trabaja con organizaciones del sector público de todo Mississippi, como el personal de emergencias, el Departamento de Transporte, el Departamento de Defensa y la Asociación de Defensa Civil y Gestores de Emergencias de Mississippi.
La Oficina de Respuesta es quizás el brazo más crítico de MEMA, responsable de mantener informados a los funcionarios estatales y locales de una catástrofe inminente.
"Cuando se produce una catástrofe, coordinamos la respuesta en sus primeras fases", explica Thomas Brewer, responsable de tecnología GIS de MEMA. "Alertamos a las agencias de todo el estado, asegurándonos de que todo el mundo sabe lo que necesita saber. A partir de ahí, la Oficina de Operaciones se encarga de que todo el mundo esté donde tiene que estar".
"Cuando recibimos una notificación de un agente sobre el terreno -ya sea uno de los nuestros o alguien de otro departamento gubernamental-, enviamos una alerta a todos los empleados de MEMA, así como a los organismos pertinentes de los condados afectados", prosigue. "Dependiendo de la gravedad, podemos incluso avisar a un representante del Departamento de Seguridad Nacional o de la Oficina del Gobernador. También recibimos alertas de otras organizaciones gubernamentales que retransmitimos".
El desafío
Uno de los lugares más críticos supervisados por MEMA es Port Gibson. Sede de la central nuclear de Grand Gulf, su existencia es una de las principales razones por las que MEMA mantiene un sistema de notificación masiva. Si algo saliera mal en Grand Gulf, el personal gubernamental y de emergencias de todo el estado necesitaría saberlo inmediatamente; de lo contrario, los resultados podrían ser catastróficos.
"La central nuclear de Grand Gulf fue un factor determinante en nuestro despliegue de un sistema de notificación masiva", explica Brewer. "Como está allí, es obligatorio que utilicemos una plataforma de comunicaciones de crisis que sea muy robusta, fiable y flexible. Si ocurriera algo allí abajo, un retraso de incluso unos segundos podría hacer que las cosas acabaran muy mal."
Hasta 2016, MEMA gestionaba las alertas a través de la plataforma de comunicaciones de crisis Nixle. Sin embargo, la agencia se dio cuenta de que no cumplía sus requisitos. Necesitaban una solución con una fiabilidad inigualable capaz de enviar alertas a través de una amplia gama de canales y de admitir alertas SMS.
Nixle no ofrecía esta funcionalidad, ni contaba con una aplicación móvil o integración con el Sistema Integrado de Alertas y Avisos Públicos (IPAWS). Estaba claro que la agencia necesitaba un sustituto, pero no sabían por dónde empezar. Blackberry AtHoc fue propuesta como solución viable por un empleado de MEMA familiarizado con sus capacidades y, tras un breve periodo de prueba, esta propuesta resultó ser la solución.
La solución
AtHoc , una potente herramienta de colaboración y comunicación en situaciones de crisis, cuenta con la confianza de las organizaciones de seguridad pública y de la mayoría de los organismos gubernamentales de Estados Unidos para proteger al personal y las infraestructuras durante las emergencias. Con capacidad para enviar alertas a través de prácticamente cualquier canal, AtHoc agiliza la colaboración en emergencias gracias a funciones como las plantillas preconfiguradas y la geolocalización. También se integra con diversos dispositivos, sistemas y plataformas, como IPAWS.
Poco después de que MEMA iniciara el proceso de implantación de AtHoc, la plataforma estaba lista para su uso activo. Este proceso incluyó la instalación, la creación de plantillas y la formación de administradores y operadores. En todo momento, BlackBerry desempeñó un papel activo, asesorando tanto en la implantación como en los flujos de trabajo.
La agencia llevó a cabo su primer simulacro Grand Gulf a gran escala en febrero de 2017, y su próximo simulacro está previsto para marzo de 2019.
"Si algo ocurre en Grand Gulf, representa una activación total", explica Brewer. "Nombra cualquier agencia estatal que se te ocurra, y tendrán un papel en ello. Disponer de plantillas rellenadas de antemano hizo que el simulacro fuera más rápido, al igual que la posibilidad de ponerse en contacto con la gente por otras vías que no fueran el correo electrónico y los mensajes de texto."
En colaboración con los expertos en despliegue de AtHoc, MEMA creó un total de 64 plantillas AtHoc . Además de las plantillas relacionadas específicamente con el Gran Golfo, también dispone de plantillas para una amplia gama de sucesos e incidentes. Estos van desde fenómenos meteorológicos menores a materiales peligrosos y desastres naturales.
"Mississippi se ve afectado cada año por numerosos fenómenos meteorológicos tropicales y severos, como huracanes y tornados que ponen en peligro la vida", afirma Brewer. "Ahora utilizamos AtHoc junto con el software WebEOC para gestionar sucesos y catástrofes; también compartimos informes de daños posteriores al suceso con las partes interesadas a través de AtHoc para conocer la situación."
Hay 150 empleados de MEMA en la plataforma AtHoc , 50 de los cuales tienen derechos de publicación de alertas. En total, hay más de 2.000 usuarios activos en el despliegue AtHoc de MEMA, empleados en agencias estatales y de emergencia de todo Misisipi. En particular, el grupo de trabajo de búsqueda y rescate del estado utiliza las funciones de alerta y verificación de la respuesta de AtHocpara coordinar mejor sus esfuerzos de búsqueda. AtHoc lo consigue de tres maneras: mediante una infraestructura segura y líder en el sector, mediante la capacidad de enviar alertas por distintos medios y mediante informes de notificación detallados.
"La Oficina de Respuesta tiene un puesto en la mesa en lo que respecta a la coordinación, y somos responsables de enviar alertas a nuestros grupos de interés y a los funcionarios coordinadores de emergencias que responden si se produce un suceso", explica Brewer. "A diario se producen múltiples sucesos en todo el estado, la mayoría de los cuales son materiales peligrosos y alertas meteorológicas. En 2017, enviamos 2.406 notificaciones en total, 505 de las cuales eran avisos de materiales peligrosos."
Resultados
Respuesta rápida: La Oficina de Respuesta de MEMA está dirigida por un número relativamente pequeño de trabajadores. Por cada período de veinticuatro horas, hay diez empleados en rotación. Por eso es esencial que puedan enviar alertas rápidamente, sin tener que dedicar mucho tiempo a editar manualmente cada mensaje.
AtHocles permiten hacer exactamente eso, y la propia AtHoc les permite también hacer un seguimiento de los destinatarios que han recibido las alertas y pueden responder.
"A finales de octubre, tuvimos un brote de mal tiempo", recuerda Scott Davis, Director de la Oficina de Comunicaciones de MEMA. "En aquel momento, sólo estábamos yo y otras dos personas en el centro de operaciones. Tras recibir la notificación del Servicio Meteorológico Nacional, pudimos emitir 77 avisos de tiempo severo a agencias de todo el estado en probablemente dos horas más o menos."
Coordinación y colaboración: El tiempo es especialmente crítico en las primeras fases de una emergencia inminente, y las catástrofes no funcionan con un horario de nueve a cinco. Un agente no siempre puede estar cerca de su escritorio o de un centro de operaciones cuando se produce un suceso. Con AtHoc, no tienen por qué estarlo.
"Nuestra organización y las agencias con las que trabajamos cuentan con varias personas sobre el terreno, todas ellas equipadas con la aplicación móvil", explica Brewer. "La posibilidad de enviar una alerta donde y cuando se produzca un incidente está literalmente en la palma de sus manos. No necesitan conducir hasta un centro de operaciones ni desplazarse hasta la oficina; pueden avisarnos inmediatamente."
Redundante y fiable: Una interrupción de las comunicaciones es una de las peores cosas que pueden ocurrir en una situación de emergencia. MEMA necesitaba una plataforma de comunicaciones de crisis capaz de garantizar la entrega. AtHoc lo consigue de dos maneras: a través de una infraestructura redundante segura y líder en el sector, y mediante la capacidad de enviar alertas utilizando diferentes medios y proporcionando informes de notificación detallados.
Perfil de la organización
Industria Sector Público
Ubicación Mississippi
Usuarios ~3.000
http://www.msema.org/