Qué significa la colaboración segura para la empresa de gestión hotelera de lujo Oetker Collection

Como parte del Grupo Oetker, fundado en Alemania, Oetker Collection es una empresa de gestión encargada de supervisar cadenas hoteleras de lujo en todo el mundo. Mediante contratos con los propietarios de los hoteles, se ocupa de todo, desde las aperturas a las renovaciones, pasando por la dotación de personal y la construcción. Fundada hace unos años para gestionar un solo hotel, la lista de clientes de Oetker ha crecido desde entonces hasta incluir nueve propiedades de lujo -tanto hoteles como fincas para obras maestras- en destinos que incluyen París, la isla de Jumby Bay y Sao Paulo.

Una cosa que hace única a la organización es que no hay dos hoteles exactamente iguales. Cada establecimiento gestionado por Oetker Collection tiene un aspecto y un estilo distintos, así como proveedores y requisitos diferentes. Lo único que cada uno tiene en común con los demás es su elegancia, saber hacer y comprensión de las tradiciones de la hospitalidad europea.

"Gestionamos exclusivamente propiedades de cinco estrellas conocidas como Masterpiece Hotels", explica el Jefe de Proyectos de Oetker Collection, Olivier Bihel. "Cada propiedad tiene su propio ADN, y nos sentimos orgullosos y afortunados de alojar en algunos de los lugares más espléndidos y entrañables del mundo. Cada una de nuestras propiedades tiene su propio carácter, marca e historia que deben mantenerse, y su propio conjunto de archivos que deben mantenerse seguros, ya que se comparten tanto interna como externamente."

"A lo largo de un proyecto, compartimos una enorme cantidad de datos con múltiples partes interesadas", explica Bihel. "Cada proyecto tiene requisitos muy específicos en cuanto a construcción y diseño, que se comparten exclusivamente con socios designados y preaprobados. Entre ellos puede haber carpinteros, ingenieros, empresas de diseño de interiores y otros muchos proveedores".

"También hay una importante documentación asociada a cada proyecto más allá de lo que compartimos externamente", continúa. "Puede resultar algo abrumador hacer un seguimiento".

Al principio, la Colección Oetker gestionaba el almacenamiento y la distribución de esta documentación mediante una combinación de Dropbox® y una serie de servidores web. Sin embargo, a medida que crecía, este sistema resultó complicado y engorroso. Pronto quedó claro que necesitaban algo mejor.

"Todo estaba repartido entre varios dispositivos y servidores", recuerda Bihel. "No teníamos forma de rastrear y controlar los archivos una vez compartidos. Esto no solo era problemático desde el punto de vista de la seguridad, sino que también dificultaba el control de versiones: a menudo veíamos varias copias del mismo documento durante la vida de un proyecto."

Oetker Collection reconoció la necesidad de una herramienta de colaboración centralizada. Necesitaba una plataforma fácil de usar que permitiera a la organización consolidar, organizar y controlar los documentos internos y externos. Un software que pudiera utilizar para compartir y hacer un seguimiento de los archivos tanto en línea como fuera de línea. 

El principal objetivo de Oetker era controlar el uso compartido de sus datos en múltiples plataformas de nube pública en las que tenía poco control o propiedad. Como parte de su proceso de evaluación, consideró brevemente varias herramientas de colaboración de contenidos de la competencia. Todas resultaron demasiado difíciles de implantar dado el alcance del proyecto.

Finalmente, eligió BlackBerry® Workspaces por su gran seguridad de datos y su integración con BlackBerry Dynamics, que sirve de base segura para las aplicaciones móviles.

BlackBerry Workspaces, una herramienta de clase empresarial para el almacenamiento, el uso compartido y la sincronización de archivos, proporciona seguridad centrada en los archivos en múltiples dispositivos y factores de forma. Con un seguimiento robusto y controles de archivos granulares, BlackBerry Workspaces permite a una organización proteger sus archivos incluso cuando se comparten. A esto se añade la posibilidad de clasificar fácilmente a los usuarios en diferentes grupos, cada uno con sus propios permisos.

Oetker Collection ha desplegado BlackBerry Workspaces para 200 empleados de su departamento de gestión de proyectos, que lo utilizan principalmente para coordinarse con vendedores, proveedores y contratistas. En este sentido, han sacado un gran partido de la plataforma. En lugar de estar distribuidos en varios dispositivos y servidores, todos los archivos de proyectos y desarrollo de la organización se almacenan en una única biblioteca.

Los permisos de acceso externo a estos archivos se basan tanto en la ubicación como en el tipo de empresa. Por ejemplo, un diseñador de interiores que trabaje en Le Bristol Paris tendrá acceso a archivos diferentes de los de uno que trabaje en The Lanesborough en Londres, aunque ambos tengan una función similar. Al organizar los archivos de esta manera, Oetker Collection consigue varias cosas.

En primer lugar, agiliza el intercambio de documentación con contratistas y proveedores. En lugar de tener que enviar la información por correo electrónico o entregarla en mano, Oetker Collection puede transmitirlo todo digitalmente. Esto no solo permite una respuesta mucho más rápida a las solicitudes de trabajo, sino que también garantiza que Oetker Collection siempre conserve cierto grado de control sobre los archivos confidenciales.

En segundo lugar, mejora enormemente la productividad y la eficiencia tanto de Oetker Collection como de las organizaciones asociadas. Se puede acceder a los materiales desde cualquier lugar, y las partes interesadas pueden colaborar entre sí con facilidad. Esto significa menos tiempo dedicado a viajar y programar, y más tiempo dedicado a ver los proyectos hasta su finalización.

"Yo trabajo en París y nuestro Jefe de Desarrollo de Proyectos está en el sur de Francia", explica Bihel. Antes de implantar BlackBerry Workspaces, ambos pasábamos mucho tiempo de viaje, asistiendo a presentaciones de diseño, compartiendo documentación física, etc. Con Workspaces, ahora podemos gestionar la mayor parte de estas tareas digitalmente". Con BlackBerry Workspaces, ahora podemos gestionar la mayor parte de eso digitalmente".

Por último, BlackBerry Workspaces ayuda a eliminar los problemas con el control de versiones. Todo el mundo tiene acceso al mismo conjunto de documentos. Esto evita la duplicación de esfuerzos, además de eliminar la confusión que supone tener varias versiones del mismo documento.

"La mayoría de las veces, en un proyecto como la renovación de un hotel, todas las personas trabajan en un archivo al mismo tiempo, pero todas tienen versiones diferentes de ese archivo", dice Bihel. "Esa desorganización lleva a una falta de gestión eficiente de los flujos de trabajo. BlackBerry Workspaces reduce ese problema".

"Cada vez que un contratista está trabajando en un plano de ejecución u otro documento crítico, puede cargarlo directamente en BlackBerry Workspaces, poniéndolo inmediatamente a disposición de todas las demás partes interesadas", prosigue Bihel. "Por lo tanto, todo el mundo está trabajando en los mismos mapas, planos y dibujos. Eso marca una gran diferencia".

Actualmente, una de las propiedades está trabajando en un nuevo diseño paisajístico para uno de sus jardines. A través de BlackBerry Workspaces, Bihel y su equipo han podido gestionar a distancia todo el proceso de desarrollo y diseño. Además, han proporcionado al paisajista, al arquitecto y al diseñador de iluminación la posibilidad de colaborar y mantenerse alineados entre sí.

Otra característica de BlackBerry Workspaces que ha sido muy valiosa para Oetker Collection es el acceso sin conexión. Especialmente en el caso de los grandes proyectos de renovación, la conexión Wi-Fi no siempre está disponible. A través de BlackBerry Workspaces, el personal puede consultar la documentación que necesite en sus dispositivos móviles y tabletas, aunque no disponga de conexión a la red.