"Cuando intentas ponerte en contacto con treinta o más organizaciones por teléfono, puedes tardar horas en responder antes de haber informado a todo el mundo de lo que ocurre. AtHoc reduce ese tiempo a unos minutos como máximo. Nos permite transmitir rápidamente la información y ponernos inmediatamente a coordinar la respuesta".
- Kevin Topping, Director de Planificación de Emergencias, Lancashire County Council
La comunicación y la coordinación son los primeros pasos para mitigar cualquier crisis. Si no se avisa a tiempo a las organizaciones de respuesta a una emergencia, toda la respuesta se resiente. El trabajo de Kevin Topping, Director de Planificación de Emergencias del Consejo del Condado de Lancashire, es asegurarse de que eso no ocurra. Además de ocuparse de la planificación externa en tiempos de paz, Kevin y el equipo del Consejo del Condado de Lancashire, junto con las organizaciones de respuesta del LRF (Foro de Resiliencia de Lancashire), son el primer puerto de escala cuando se producen incidentes graves en el condado.
"Cuando se produce un incidente que requiere la coordinación de varios organismos, evaluamos las posibles repercusiones y las necesidades de respuesta", explica Kevin. "La función principal del LRF es reunir a todas las organizaciones que participan en la planificación, la respuesta y la recuperación. Esto permite la coordinación entre múltiples organismos. La idea es que podamos hacerlo todo de una vez, en lugar de trabajar en silos, y cuanto antes podamos empezar a trabajar, mejor".
Fue esta necesidad de eficiencia la que llevó al Consejo del Condado de Lancashire a BlackBerry® AtHoc®.
El tiempo de respuesta inicial se reduce de horas a minutos
Mayor conocimiento de la situación durante los incidentes en los que intervienen varios organismos
Preparado para el futuro, intuitivo y fácil de integrar
Romper el cuello de botella de la comunicación
El conocimiento compartido de la situación en una respuesta es crucial. Proporciona una comprensión común de los riesgos y permite una mejor coordinación y toma de decisiones. Históricamente, garantizar que se notificaba a todas las organizaciones de respuesta era más fácil de decir que de hacer.
"En realidad, sólo podíamos avisar por teléfono, ya que otros medios, como el correo electrónico y los mensajes de texto, no permitían confirmar la recepción", explica Kevin. "El mayor problema era que, aunque sólo dedicáramos cinco minutos al teléfono cada vez -lo que rara vez ocurría-, teníamos que ponernos en contacto con hasta treinta organizaciones. Como mínimo, eso significa entre hora y media y dos horas sólo para la coordinación inicial".
"Eso no es realmente aceptable en 2024", añade. "No cuando hay mejores formas de hacerlo".
Uno de los principales retos técnicos de los FRL es que no existen como organizaciones oficiales.
Dado que los FRL son un colectivo y no una entidad única, es difícil crear o desplegar algo exclusivamente para su uso. Kevin y su equipo tenían esto en mente cuando empezaron a buscar una herramienta de critical event management CEM).
Necesitaban una forma de notificar simultáneamente a todas las partes interesadas durante una crisis. La herramienta elegida debía ser interoperable y fácil de gestionar e implantar. BlackBerry AtHoc acabó siendo la opción ganadora, y no sólo por su funcionalidad.
"Cuando nos reunimos con los proveedores para hablar de costes, el presupuesto de BlackBerry era exactamente el que nos habían dicho", recuerda Kevin. "No hubo inflación ni cargos ocultos. El equipo de soporte también ha sido estupendo; siempre han estado encantados de responder a nuestras preguntas y también son realmente receptivos a los comentarios, trabajando con nosotros para asegurarse de que la plataforma funciona para nosotros."
Las ventajas de una mejor coordinación
Kevin sabía que AtHoc hacía exactamente lo que su equipo necesitaba, pero cuando la tormenta Darragh azotó el Reino Unido a finales de 2024, pudo ponerlo realmente a prueba. Antes de la llegada prevista de la tormenta, se convocó una reunión consultiva interinstitucional previa al incidente. El Consejo del Condado de Lancashire tiene la responsabilidad de notificar a 14 socios dentro de la cascada de notificación multiinstitucional.
"Todo lo que tuve que hacer fue conectarme a AtHoc, rellenar el formulario con los datos, la fecha y la hora de la reunión, seleccionar las organizaciones a las que quería avisar y hacer clic en enviar", recuerda Kevin. "Bajé, preparé un brebaje y, cuando volví a subir, todos habían acusado recibo.
Kevin también señala que los informes de la plataforma AtHoc y la funcionalidad de alerta bidireccional permiten realizar informes más detallados tras los incidentes. También valora lo fácil que es garantizar que las alertas sólo se envíen a entidades legítimas. "El hecho de que organismos de otras regiones puedan enviar fácilmente alertas a Lancashire Resilience Forum garantiza el futuro del sistema y aporta nuevas ventajas a medida que avanzamos".
Construir un futuro basado en la colaboración y la coordinación
Por último, está la cuestión de la interoperabilidad de la plataforma AtHoc. Kevin conoce varias organizaciones regionales y nacionales que desean adquirir la plataforma. Lo único que tienen que hacer es establecer una conexión entre las instancias de AtHoc.
"En muchos casos, eso funcionará incluso mejor", apunta Kevin. "Poder conseguir un sistema que podamos usar y licenciar a todo el mundo y seguir construyendo es genial".
"AtHoc nos va a ahorrar mucho tiempo, no sólo como respuesta individual, sino a lo largo de todo el año en múltiples respuestas", añade. "Y los destinatarios saben que van a recibir la notificación al mismo tiempo que los demás, en lugar de que las organizaciones que están más abajo en la lista tengan menos tiempo para responder. Desde el punto de vista del funcionario de turno, es un cambio radical".
"También estamos trabajando activamente en una solución para efectuar el enlace de la notificación de AtHoc con Microsoft Teams, automatizando la creación de un canal y una reunión basados en la alerta inicial", afirma. "De nuevo, ahorrando un tiempo valioso en flujos de trabajo repetitivos y manuales".
Industria
Ubicación
Productos
Página web